Polityka Prywatności KLNR Comms

Projekt — nikogo nie wiąże. Dokumenty nie są jeszcze opublikowane.

1. Kto odpowiada za Twoje dane

SOLFUSION P.S.A. z siedzibą w Gdańsku, Aleja Grunwaldzka 56/113, 80-241 Gdańsk, KRS 0001116131, NIP 9571175832, REGON 529148948 (spółka złożyła wniosek o zmianę firmy na KLNR Labs P.S.A.; do czasu wpisu w KRS obowiązuje firma SOLFUSION P.S.A.), dalej: Operator.

W tej Polityce „my” oznacza Operatora. Rola Operatora zależy od tego, co robi z danymi i dla kogo:

• Administrator — dla danych przetwarzanych we własnym celu: zawarcie umowy (zaproszenie, akceptacja na ekranie akceptacji oraz potwierdzenie zawarcia umowy i jego kopia w archiwum Operatora), założenie i prowadzenie konta (także konta logowania w klnr.ai), logowanie i jego zabezpieczenia (w tym drugi składnik), dziennik zdarzeń bezpieczeństwa, obsługa zgłoszeń, reklamacji i odstąpień od umowy, komunikacja z Klientem i rozliczenia.
• Administrator — także poczty w Koncie prywatnym: w Koncie prywatnym (Regulamin, §1 pkt 17 — przy zawarciu umowy wskazano cel „wyłącznie prywatnie”, np. przy prywatnej skrzynce pocztowej) Operator jest administratorem korespondencji, załączników i dokumentów w jego Skrzynkach — danych tej osoby i jej korespondentów (pkt 3).
• Podmiot przetwarzający — dla korespondencji, załączników i dokumentów w Skrzynkach Konta służbowego (każdego Konta innego niż prywatne — np. działalność gospodarcza lub zawodowa, praca, organizacja, podmiot publiczny, użytek mieszany): synchronizacja, wyświetlanie, analiza AI, przygotowanie szkiców, wysyłka zatwierdzona przez Użytkownika oraz kopie zapasowe tych danych. Administratorem tej korespondencji jest Klient; Operator przetwarza ją wyłącznie na jego polecenie, na zasadach Umowy powierzenia (DPA).

Który wariant Cię dotyczy, wynika z celu korzystania z Comms, który wskazujesz na ekranie akceptacji, zawierając umowę, albo później na ekranie „Przejście na konto firmowe” (Regulamin, §8 ust. 3). Do zawarcia umowy Comms nie synchronizuje Twoich Skrzynek i nie analizuje poczty. Gdy przy przejściu na Konto służbowe umowę zawiera inny podmiot niż Ty, Skrzynki podłączone wcześniej zostają przy Twojej umowie i dalej dotyczy ich wariant Konta prywatnego. Gdy wypowiesz samą swoją umowę (Regulamin, §15 ust. 6), te Skrzynki odłączasz albo usuwasz — nie przechodzą pod ten podmiot.

Kontakt w sprawach danych osobowych: privacy@klnr.ai albo pisemnie na adres siedziby. Operator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

Pojęcia pisane wielką literą (Klient, Konsument, Użytkownik, Konto, Konto prywatne, Konto służbowe, Skrzynka, Sprawa, Konektor, Asystent zewnętrzny, Dopuszczenie do analizy AI, Okres testów) mają znaczenie z Regulaminu.

2. Dane, za które Operator odpowiada jako administrator

W pozostałych wierszach „do zamknięcia Konta” oznacza: do definitywnego usunięcia po upływie 30 dni na odzyskanie Konta (wiersz „Konto”).

Podanie imienia i nazwiska (albo nazwy) i adresu e-mail jest warunkiem założenia Konta i zawarcia umowy; bez nich nie można korzystać z Comms. Warunkiem zawarcia umowy są też oświadczenia z ekranu akceptacji: wskazanie celu korzystania, a przy celu „inaczej” — Klienta (Regulamin, §8 ust. 3). Pozostałe dane podajesz dobrowolnie, korzystając z funkcji.

Wiadomości systemowe wysyłamy w imieniu SOLFUSION P.S.A. z adresu comms@klnr.ai; odpowiedzi na nie trafiają na support@klnr.ai. Wiadomość z innego adresu, która podaje się za list od Comms, zgłoś na security@klnr.ai. Nie wysyłamy wiadomości powitalnych, reklamowych ani zestawień e-mailem.

3. Korespondencja w Skrzynkach — kto za nią odpowiada i co Comms z nią robi

• Konto prywatne (Regulamin, §1 pkt 17 — cel „wyłącznie prywatnie”): administratorem danych z poczty przetwarzanych w Comms — Twoich i Twoich korespondentów — jest Operator (pkt 2, wiersz „Poczta w Skrzynkach Konta prywatnego”). Żądania dotyczące tych danych, także od Twoich korespondentów, rozpatrujemy sami (pkt 3a i 9).
• Konto służbowe (każde inne Konto — np. działalność gospodarcza lub zawodowa, praca, organizacja, podmiot publiczny, użytek mieszany): administratorem danych z poczty jest Klient (jeśli Klientem jesteś Ty sam — Ty); Operator przetwarza je na polecenie Klienta, na zasadach Umowy powierzenia. Jeśli Twoje dane są w korespondencji takiego Klienta (np. jesteś jego korespondentem), skontaktuj się z Klientem; żądanie skierowane do Operatora przekażemy Klientowi.

Dlaczego przy Koncie prywatnym odpowiadamy za pocztę jako administrator. W Koncie prywatnym to Operator decyduje o istotnych sposobach przetwarzania: jakie dane Comms zapisuje i jak długo (pkt 3 i 8), który model AI je analizuje (pkt 4) i jakie dane wyprowadza o korespondentach (pkt 3a). Konsument, korzystając z poczty wyłącznie prywatnie, nie ma obowiązków administratora (art. 2 ust. 2 lit. c, motyw 18 RODO), a RODO stosuje się do podmiotu, który udostępnia mu środki przetwarzania (motyw 18 RODO). Dlatego administratorem jest Operator (art. 4 pkt 7 RODO). Przepisy i wytyczne nie rozstrzygają jednoznacznie, czy dostawca poczty dla osoby prywatnej jest wtedy administratorem, czy podmiotem przetwarzającym.

Dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO). Wiadomości mogą zawierać dane szczególnych kategorii — np. o zdrowiu, poglądach politycznych albo przekonaniach religijnych — Twoje i Twoich korespondentów. Comms ich nie wyszukuje i nie oddziela od pozostałych danych; mogą się znaleźć także w danych wyciągniętych z treści i w wynikach analizy AI, przy analizie AI, tłumaczeniu i funkcjach Spraw — trafić do Mistral AI (pkt 4), a przy Konektorze — do Asystenta zewnętrznego, któremu nadasz dostęp (pkt 6 i 7). Tak jest także w Koncie prywatnym, w którym administratorem tych danych jest Operator: trafiają do Comms wyłącznie jako część korespondencji, którą Comms obsługuje na Twoje polecenie. Podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO ich nie obejmuje, a osobnej podstawy z art. 9 ust. 2 RODO Operator dla nich nie wskazuje. Ich przekazywanie możesz ograniczyć: wyłączyć analizę AI dla Skrzynki (nie obejmuje to tłumaczenia ani funkcji Spraw — pkt 4) i nie nadawać Asystentowi zewnętrznemu dostępu do wiadomości. Korespondent użytkownika Konta prywatnego może skierować do Operatora żądanie, także wyłączenia swoich wiadomości z analizy AI, albo wnieść sprzeciw (pkt 3a, „Twoje prawa”, i ramka w pkt 9). Przy Koncie służbowym o przetwarzaniu takich danych w Comms decyduje Klient jako administrator (Umowa powierzenia, pkt 4).

Co Comms robi z pocztą — zależnie od trybu Skrzynki (oznaczenia P1 i P4 pochodzą z wewnętrznej skali trybów Comms; w Okresie testów dostępne są tylko te dwa):

• P1 — bez zapisu treści: treść wiadomości nie jest zapisywana w bazie danych Comms. Comms pobiera ją z serwera pocztowego przy otwarciu wiadomości i przy analizie AI i trzyma w pamięci ulotnej najwyżej 5 minut (przetłumaczona treść — do 30 minut). Wyjątki: dane wyciągnięte z treści (kwoty, daty, numery dokumentów i rachunków) są zapisywane także w P1 — niżej; paczka Sprawy, którą zamówisz, zawiera treść i pliki załączników objętych nią wiadomości — także z trybu P1 — i leży jako plik na dysku serwera 48 godzin, a w tym czasie może trafić do kopii zapasowej poza serwerem (pkt 8).
• P4 — z zapisem treści: tak jak w P1 zapisywane są metadane, wynik analizy AI i dane wyciągnięte z treści; dodatkowo treść wiadomości jest zapisywana w bazie Comms (w tabeli szyfrowanej w spoczynku) i usuwana automatycznie po 90 dniach od zapisania wiadomości w Comms (nie od jej otrzymania). W trybie P4 każdy załącznik, który otworzysz albo pobierzesz, jest zapisywany jako plik na dysku serwera (poza szyfrowaniem tabel bazy) i pozostaje tam, dopóki wiadomość nie zostanie w Comms oznaczona jako usunięta (pkt 8), najdłużej do zamknięcia Konta — limit 90 dni go nie obejmuje.

Co Comms zapisuje w obu trybach:

• metadane wiadomości: nadawca (adres i nazwa), adresaci (także kopie), pełny temat, daty, identyfikatory wiadomości i wątków, nagłówki uwierzytelnienia, foldery i oznaczenia, nazwy, typy i rozmiary załączników;
• wynik analizy AI — może zawierać streszczenie lub parafrazę treści: streszczenia są zaszyfrowane w aplikacji, z wyjątkiem kopii w dzienniku klasyfikacji, która nie jest szyfrowana w aplikacji; wyciągnięte z treści fakty (kwoty, daty, numery dokumentów i rachunków), zobowiązania i twierdzenia o Sprawach są zapisywane bez szyfrowania w spoczynku;
• indeks wyszukiwania na serwerze Operatora — m.in. temat (do 200 znaków), adres i nazwa nadawcy;
• to, co tworzysz albo wgrywasz: szkice wiadomości, Sprawy (dowody, notatki, dokumenty, szkice pism), rozmowy w oknie poleceń;
• wydarzenia kalendarza Google, jeśli podłączysz Gmail z kalendarzem;
• zaszyfrowaną kopię wiadomości rozpoznanej jako wyłudzenie (kwarantanna): w P4 z treścią, w P1 same nagłówki;
• zaszyfrowaną kopię wysyłanej wiadomości — tylko na czas wysyłki, najdłużej 24 godziny.

Co Comms ustala na podstawie Twojej poczty: profil „Co Comms o mnie wie” — m.in., które wiadomości pochodzą od automatów i komu ufać. Każda pozycja pokazuje źródło; możesz każdą pozycję wyłączyć (oznaczamy ją wtedy jako poprawioną przez Ciebie) — Ustawienia → Pamięć Commsa. Comms ustala też na bieżąco profile Twoich kontaktów: liczbę wiadomości w obie strony, odsetek odpowiedzi, rodzaj relacji (np. prywatna, służbowa, automat), oceny zaufania i napięcia w relacji, rolę w organizacji oraz łączenie różnych adresów tej samej osoby (pkt 3a). Nie służą one do decyzji z art. 22 RODO.

Załączniki: metadane są zapisywane zawsze; pliki Comms pobiera od dostawcy poczty przy otwarciu (w trybie P4 zapisuje je — wyżej) i przy tworzeniu paczki Sprawy (plik ZIP leży na dysku serwera 48 godzin — pkt 8). Podgląd dokumentów Office powstaje na serwerze Operatora: na czas konwersji (do 90 sekund) plik jest zapisywany tymczasowo na dysku serwera i od razu usuwany, a gotowy podgląd żyje 5 minut w pamięci ulotnej. Comms nie sprawdza załączników programem antywirusowym. Comms nie wyciąga automatycznie tekstu z załączników poczty. Robi to na Twoje polecenie: gdy Asystent zewnętrzny poprosi o tekst załącznika (wynik trzymany w pamięci ulotnej do 5 minut) albo gdy dodasz załącznik do Sprawy jako dokument (tekst jest zapisywany razem z dokumentem, bez szyfrowania w spoczynku, i używany przez AI przy szkicach pism i ocenie dokumentów w Sprawie).

3a. Jeśli korespondujesz z użytkownikiem Comms albo jesteś wymieniony w jego wiadomościach lub dokumentach

Ta część jest dla osób, które wymieniają wiadomości z kimś, kto używa Comms, albo są wymienione w jego wiadomościach, załącznikach lub dokumentach Spraw. Nie informujemy korespondentów indywidualnie — wymagałoby to niewspółmiernie dużego wysiłku i ingerencji w cudzą korespondencję (art. 14 ust. 5 lit. b RODO) — dlatego podajemy te informacje publicznie.

• Kto odpowiada za Twoje dane: jeśli są w Koncie prywatnym (użytkownik wskazał cel „wyłącznie prywatnie” — Regulamin, §1 pkt 17) — Operator (dane w pkt 1). Jeśli są w Koncie służbowym (firmy, organizacji, instytucji albo osoby w związku z jej działalnością lub pracą) — Klient, do którego to Konto należy; Operator przetwarza wtedy Twoje dane na jego polecenie.
• Skąd je mamy: z wiadomości, które wymieniasz z użytkownikiem Comms — ze Skrzynki, którą on podłączył — oraz z wiadomości, załączników i dokumentów, w których ktoś Cię wymienił.
• Jakie dane: Twój adres e-mail i nazwa, temat, daty, nagłówki i treść wiadomości, nazwy załączników, a jeśli użytkownik włączył analizę AI — także dane wyciągnięte z treści (np. kwoty, daty, numery) i wyniki tej analizy (pkt 3 i 4). Do tego profil kontaktu wyprowadzony z korespondencji: liczba wiadomości w obie strony, odsetek odpowiedzi, rodzaj relacji (np. prywatna, służbowa, automat), oceny zaufania i napięcia w relacji, rola w organizacji, łączenie różnych adresów tej samej osoby; nie służą one do decyzji z art. 22 RODO. Wiadomość może zawierać dane dowolnego rodzaju, które ktoś w niej umieścił, także dane szczególnych kategorii (np. o zdrowiu) — pkt 3, „Dane szczególnych kategorii”.
• Cel i podstawa (gdy administratorem jest Operator): świadczenie użytkownikowi usługi obsługi poczty elektronicznej, o którą prosi — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Operatora i użytkownika). Ta podstawa nie obejmuje danych szczególnych kategorii — pkt 3, „Dane szczególnych kategorii”.
• Komu mogą trafić: podprocesorom Operatora (pkt 6); modelowi AI Mistral AI — gdy użytkownik korzysta z analizy AI, tłumaczenia albo funkcji Spraw (także przy wyłączonej analizie Skrzynki), a przy oknie poleceń tylko polecenie i dane pochodne, np. Twój adres i temat wiadomości (pkt 4); Asystentowi zewnętrznemu, którego połączy użytkownik — na jego polecenie i w zakresie, który mu nada; to odbiorca wybrany przez użytkownika (pkt 6). Tak samo w Koncie prywatnym i w Koncie służbowym. Poza EOG — pkt 7.
• Jak długo: zależnie od trybu Skrzynki użytkownika — pkt 8; najdłużej do zamknięcia jego Konta i upływu okresów z pkt 8.
• Twoje prawa: dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (ramka w pkt 9) oraz skarga do Prezesa UODO. Żądania: privacy@klnr.ai. Usunięcie Twoich danych z Comms nie usuwa wiadomości ze skrzynki użytkownika u jego dostawcy poczty. Na Twoje żądanie wyłączymy z analizy AI Twoje wiadomości zapisane w Kontach prywatnych w chwili żądania. Nie obejmuje to tłumaczenia ani przekazania Asystentowi zewnętrznemu, a użytkownik Konta może takie wyłączenie cofnąć. Wiadomości, które przyjdą później, Comms nie wyłącza automatycznie. Profil kontaktu (liczba wiadomości, oceny relacji, łączenie adresów) Comms wylicza z wiadomości w Skrzynkach użytkownika i aktualizuje przy nowej korespondencji; sprzeciw wobec jego tworzenia rozpatrujemy indywidualnie (ramka w pkt 9). Samych wiadomości w Skrzynkach użytkownika zwykle nie usuwamy z Comms, dopóki przechowuje je on u swojego dostawcy poczty: są nadal potrzebne do świadczenia mu usługi, a jego interes w dostępie do własnej korespondencji zwykle przeważa (art. 17 ust. 1 lit. a i c oraz art. 21 ust. 1 RODO); każde żądanie oceniamy indywidualnie. Odpowiadamy w ciągu miesiąca.
• Nie wiesz, który wariant Cię dotyczy? Napisz na privacy@klnr.ai i podaj swój adres e-mail oraz adres osoby, z którą korespondujesz. Sprawdzimy to po stronie Comms. Żądanie dotyczące Konta prywatnego rozpatrzymy sami, a żądanie dotyczące Klienta z Umową powierzenia przekażemy temu Klientowi — odpowie Ci on jako administrator (pkt 3). Odpowiemy na adres, którego dotyczy żądanie; jeśli piszesz z innego, poprosimy o potwierdzenie z tamtego adresu. Nie przekazujemy cudzej korespondencji ani danych innych osób.

4. Analiza AI i zautomatyzowane przetwarzanie

• Kto analizuje: model Mistral AI (Francja). Analiza wiadomości korzysta z punktu dostępowego Mistral AI dla UE (api.eu.mistral.ai); tłumaczenie — z ogólnego punktu dostępowego (api.mistral.ai). Miejsca przetwarzania dla niego Operator nie wybiera — określają je warunki Mistral AI i może ono znajdować się poza EOG (pkt 7). Okres, przez jaki Mistral AI przechowuje przekazane dane, określają jego warunki przetwarzania danych.
• Co trafia do modelu przy analizie wiadomości: temat i nowa część treści — bez cytowanej historii, podpisu i stopki, łącznie do ok. 32 KB (ok. 30 tys. znaków). Adresy e-mail nadawcy i odbiorców z nagłówków są przekazywane modelowi jako skrót kryptograficzny. Adresy i inne dane osobowe w treści nie są maskowane. Treść załączników nie jest przekazywana.
• Inne przekazania do modelu, na Twoje polecenie (bez zastępowania adresów): wiadomość do przetłumaczenia (w częściach); dowody i dokumenty ze Sprawy — przy szkicach pism, ocenie dokumentów i odświeżeniu opisu Sprawy; polecenie wpisane w okno poleceń (w aplikacji: przycisk „Zapytaj cBrain…” i panel „cBrain Commsa”) wraz z danymi pochodnymi z Comms potrzebnymi do odpowiedzi — przy otwartej wiadomości m.in. adres i nazwa nadawcy, temat i nazwy załączników, a także wcześniejsze wyniki analizy AI — bez pełnej treści wiadomości. Tłumaczenie i funkcje Spraw przekazują modelowi także wiadomości ze Skrzynek, dla których analiza AI jest wyłączona.
• Automatycznie, po założeniu Sprawy (bez zastępowania adresów): dowody Sprawy — z nich Comms przygotowuje opis Sprawy („Czego dotyczy”); jeśli opis nie powstanie od razu, Comms przygotowuje go przy jednym z kolejnych cogodzinnych przebiegów, dopóki Sprawa jest otwarta. Obejmuje to także wiadomości ze Skrzynek z wyłączoną analizą; działa tylko po Dopuszczeniu do analizy AI.
• Które wiadomości: ze Skrzynek, dla których włączysz analizę, w wybranym okresie: wiadomości z ostatnich 90 dni (domyślnie; można wybrać do 180) — w praktyce większość bieżącej poczty, nie tylko wiadomości w Sprawach. Także zakres „Tylko ocena bezpieczeństwa” przekazuje treść modelowi. Przy dodawaniu Skrzynki pole „Włącz analizę AI dla tej skrzynki” nie jest zaznaczone — analiza rusza dopiero, gdy je zaznaczysz; możesz ją też włączyć albo wyłączyć w każdej chwili w Ustawieniach (Konta → Skrzynka). Ponowne dodanie Skrzynki już podłączonej nie wyłącza analizy, którą wcześniej włączyłeś.
• W Okresie testów analiza treści i tłumaczenie przez Mistral AI działają wyłącznie po Dopuszczeniu do analizy AI — o jego udzieleniu i cofnięciu informujemy Cię e-mailem. Bez Dopuszczenia treść nie trafia do dostawcy modelu, a tłumaczenie działa na serwerze Operatora (z angielskiego na polski). Okno poleceń działa dla każdego Użytkownika — przekazuje modelowi polecenie i dane pochodne opisane wyżej. Te same zasady dotyczą Konta prywatnego i Konta służbowego (Regulamin, §2 ust. 3).
• Modele na serwerze Operatora (bez przekazywania danych na zewnątrz): wstępna ocena wiadomości na podstawie nadawcy i tematu (np. czy pochodzą od automatu) — decyduje wyłącznie o tym, czy wiadomość trafi do dalszej analizy AI, nie usuwa i nie ukrywa wiadomości; indeks wyszukiwania; tłumaczenie z angielskiego na polski.
• Decyzje: Comms nie podejmuje wobec nikogo decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na osobę (art. 22 RODO). AI porządkuje korespondencję (perspektywy, priorytety) i przygotowuje propozycje; decyzje podejmujesz Ty, a wysyłka zawsze wymaga Twojego zatwierdzenia. Wiadomość rozpoznana jako wyłudzenie jest automatycznie ukrywana w Twoim widoku Comms (nie u dostawcy poczty) — możesz ją wyświetlić, a ukrywanie wyłączyć w Ustawieniach.
• Trenowanie modeli: Operator nie wykorzystuje Twoich danych do trenowania ogólnych modeli AI (używanych także przez innych Klientów lub inne podmioty), nie sprzedaje ich i nie wykorzystuje do reklam. Na koncie Operatora w Mistral AI wykorzystanie danych przekazywanych modelowi do trenowania modeli było wyłączone przy ostatnim sprawdzeniu ustawień (20.08.2026); warunków przetwarzania danych Mistral AI Operator nie potwierdził jeszcze dokumentem (pkt 6).

5. Dane z Google (Gmail i Kalendarz Google)

• Zakres dostępu, o który prosimy: pełny dostęp do poczty Gmail (odczyt, wysyłanie, przenoszenie i trwałe usuwanie wiadomości), kalendarz (odczyt i zarządzanie wydarzeniami) oraz podstawowe dane profilu (adres e-mail, imię i nazwisko, zdjęcie).
• Do czego ich używamy: wyłącznie do funkcji Comms widocznych dla Ciebie — wyświetlanie, synchronizacja i porządkowanie poczty, wykonywanie Twoich poleceń (wysyłka, przeniesienie, usunięcie), analiza AI i tłumaczenie (pkt 4), kalendarz i tworzenie wydarzeń na Twoje polecenie — oraz do utrzymania i rozwoju tych funkcji (niżej: „Kto może je zobaczyć”).
• Przechowywanie: jak w pkt 3 i 8 — zależnie od trybu Skrzynki.
• Komu przekazujemy:
  • Mistral AI — przy analizie, tłumaczeniu i funkcjach Spraw (pkt 4), wyłącznie w zakresie potrzebnym do tych funkcji;
  • podprocesorom Operatora (pkt 6) — w zakresie potrzebnym do działania, utrzymania i rozwoju Comms, w tym Anthropic (narzędzie AI, z którego Operator korzysta przy utrzymaniu i rozwoju Comms);
  • gdy jest to konieczne ze względów bezpieczeństwa (np. zbadanie nadużycia);
  • gdy wymaga tego prawo;
  • w razie połączenia lub przejęcia Operatora — wyłącznie po Twojej wyraźnej zgodzie.
• Czego nie robimy: nie wykorzystujemy danych z Google do reklam, nie sprzedajemy ich, nie oceniamy na ich podstawie zdolności kredytowej i nie wykorzystujemy ich do tworzenia, trenowania ani ulepszania ogólnych modeli AI (używanych także przez innych Klientów lub inne podmioty). Wyłączenie trenowania na koncie Operatora w Mistral AI — pkt 4; wyłączenia trenowania u Anthropic Operator nie potwierdził jeszcze dokumentem (pkt 6). Danych z Google nie przekazujemy Asystentowi zewnętrznemu połączonemu przez Konektor: Skrzynki Gmail, Kalendarz Google oraz Sprawy i szkice zawierające dane z Gmaila są poza zakresem Konektora, dopóki Google nie zweryfikuje aplikacji Comms.
• Kto może je zobaczyć: osoba działająca w imieniu Operatora oraz narzędzie AI Anthropic (USA), z którego ona korzysta (pkt 6 i 7), mogą zobaczyć dane z bazy Comms, w tym metadane wiadomości ze Skrzynek Gmail (m.in. nadawcę, adresatów i temat), wyłącznie w zakresie potrzebnym do diagnozy i usunięcia błędu albo do zapewnienia bezpieczeństwa. Poza tym ludzie nie czytają Twoich danych z Google, chyba że: wyrazisz na to zgodę w odniesieniu do konkretnych danych (np. przy zgłoszeniu błędu); jest to konieczne ze względów bezpieczeństwa (np. zbadanie nadużycia); wymaga tego prawo; dane zostały zagregowane i zanonimizowane na potrzeby działania usługi.
• Oświadczenie o ograniczonym użyciu: wykorzystanie i przekazywanie informacji otrzymanych z interfejsów API Google (w tym z zakresów Google Workspace) jest zgodne z zasadami dotyczącymi danych użytkownika w usługach Google API (Google API Services User Data Policy), w tym z wymogami ograniczonego użycia (Limited Use). W brzmieniu oryginalnym: „KLNR Comms's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.” oraz „The use of information received from Google Workspace scopes will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.”
• Jak odebrać dostęp i usunąć dane: „Odłącz” w Ustawieniach → Konta wstrzymuje synchronizację Skrzynki i usuwa ją z listy; zaszyfrowane dane dostępu do Skrzynki zostają w bazie. Wiadomości tej Skrzynki zostają oznaczone jako usunięte: ich metadane zostają w bazie, a wyniki analizy AI, dane wyciągnięte z treści i zapisane pliki załączników Comms usuwa (pkt 8). Jeśli odłączasz ostatnią Skrzynkę Konta, Comms usuwa też m.in. reguły poczty i wydarzenia kalendarza zaimportowane z Google — Sprawy (z notatkami, dokumentami i szkicami pism), zadania oraz wydarzenia dodane ręcznie lub ze Sprawy zostają do ich usunięcia przez Ciebie albo do zamknięcia Konta; przed odłączeniem możesz pobrać dane (pkt 9). Dostęp możesz też odebrać w ustawieniach konta Google (Bezpieczeństwo → aplikacje innych firm). „Usuń trwale” w tym samym miejscu Ustawień usuwa od razu dane Skrzynki zapisane w Comms (poza kopiami zapasowymi — pkt 8); Skrzynkę już odłączoną trzeba w tym celu podłączyć ponownie albo napisać na privacy@klnr.ai. Możesz też zamknąć Konto (pkt 8).

6. Odbiorcy danych

• Podprocesorzy Operatora — IONOS SE (serwer Comms, Niemcy), Mistral AI (model AI, Francja), Google (usługa Google Drive — kopie zapasowe szyfrowane przed wysłaniem; dostawca nie ma dostępu do ich treści) oraz Anthropic (USA — narzędzie AI, z którego Operator korzysta przy utrzymaniu i rozwoju Comms; wyniki poleceń wykonywanych przez to narzędzie na serwerze, w tym dane z bazy, mogą trafiać do Anthropic — wyłącznie przy diagnozie i usuwaniu błędów oraz zapewnianiu bezpieczeństwa). Pełna lista, cele i stan umów: lista podprocesorów (comms.klnr.ai/subprocessors). Przy Koncie prywatnym przetwarzają oni dane na zlecenie Operatora jako administratora.
• Klient, w imieniu którego korzystasz z Comms (np. pracodawca, organizacja): na jego żądanie Operator wydaje mu dane Twojego Konta w pliku JSON albo od razu usuwa Konto (Umowa powierzenia, pkt 1).
• Asystent zewnętrzny, którego sam połączysz (np. ChatGPT — OpenAI) — otrzymuje dane w zakresie, który mu nadasz, na Twoje polecenie. Jest odbiorcą wybranym przez Ciebie, a nie podprocesorem Operatora; zasady przetwarzania danych przez jego dostawcę określa Twoja umowa z tym dostawcą. Przy Koncie prywatnym Operator przekazuje mu na Twoje polecenie także dane Twoich korespondentów, których jest administratorem — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (pkt 2, wiersz „Poczta w Skrzynkach Konta prywatnego”); danych szczególnych kategorii ta podstawa nie obejmuje (pkt 3, „Dane szczególnych kategorii”); korespondent może wnieść sprzeciw (ramka w pkt 9). Przekazanie poza EOG — pkt 7.
• Usługa powiadomień producenta Twojej przeglądarki (np. Google FCM dla Chrome) — jeśli włączysz powiadomienia. Powiadomienie o nowej wiadomości zawiera nadawcę i temat; przechodzi przez tę usługę zaszyfrowane, więc usługa nie widzi jego treści.
• Producent Twojej przeglądarki przy dyktowaniu — w niektórych przeglądarkach (np. Chrome) nagranie jest przesyłane do serwerów ich producenta; Comms otrzymuje tylko rozpoznany tekst.
• Dostawcy Twojej poczty (np. Google, operator serwera IMAP) — są źródłem poczty; Comms wykonuje u nich Twoje polecenia.
• Organy publiczne — gdy wymaga tego prawo, np. zawiadomienie organów ścigania o podejrzeniu przestępstwa zagrażającego życiu lub bezpieczeństwu osób.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane z Twojej poczty mogą trafić poza EOG tylko wtedy, gdy: (1) sam połączysz Asystenta zewnętrznego spoza EOG; (2) tłumaczenie korzysta z ogólnego punktu dostępowego Mistral AI, dla którego miejsce przetwarzania określają warunki Mistral AI; (3) Operator korzysta z narzędzia AI Anthropic (USA) przy utrzymaniu i rozwoju Comms (pkt 6); (4) kopie zapasowe trafiają do usługi Google Drive — region składowania jest w trakcie potwierdzania, a kopie są szyfrowane przed wysłaniem. Poza EOG może trafić też — przy włączonych powiadomieniach — zaszyfrowane powiadomienie przez usługę producenta przeglądarki.

• Serwer Comms i jego dane znajdują się w Niemczech (IONOS SE, Frankfurt nad Menem).
• Mistral AI ma siedzibę we Francji; zasady miejsca przetwarzania — pkt 4.
• Kopie zapasowe w usłudze Google Drive: podmiotu umownego i regionu składowania Operator nie potwierdził jeszcze dokumentem. Kopie są szyfrowane przed wysłaniem.
• Anthropic (USA): podstawy przekazania do USA — udziału Anthropic w EU-US Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych — Operator nie potwierdził jeszcze dokumentem (lista podprocesorów).
• Google LLC (USA) — usługa powiadomień Chrome: przekazanie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z 10.07.2023 stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework; Google LLC deklaruje przystąpienie do tych ram (policies.google.com/privacy/frameworks, stan sprawdzony 26.09.2026).
• Asystent zewnętrzny, którego połączysz, może przetwarzać dane poza EOG (np. dostawcy z USA, jak OpenAI) — na Twoje polecenie i na zasadach Twojej umowy z jego dostawcą. Czy Twoje dane opuszczą EOG i na jakiej podstawie (rozdział V RODO — np. udział dostawcy w EU-US Data Privacy Framework albo standardowe klauzule umowne), zależy od wybranego przez Ciebie asystenta i Twojej umowy z jego dostawcą. Przy Koncie prywatnym dane Twoich korespondentów przekazuje asystentowi — także poza EOG — Operator jako ich administrator; podstawy z rozdziału V RODO (np. udziału dostawcy w EU-US Data Privacy Framework) Operator nie potwierdził dokumentem dla żadnego asystenta. Połączenie możesz w każdej chwili wstrzymać albo odłączyć (Regulamin, §6 ust. 8).

8. Jak długo przechowujemy dane

Godziny podajemy według czasu polskiego.

W pozostałych wierszach „do zamknięcia Konta” oznacza: do definitywnego usunięcia po upływie 30 dni na odzyskanie Konta (wiersz „Konto, ustawienia, profil”). „Trwałe usunięcie wiadomości” następuje, gdy usuniesz ją w Comms na zawsze (także opróżniając kosz) albo gdy Comms potwierdzi u dostawcy poczty, że wiadomości tam już nie ma. Wtedy Comms usuwa jej metadane i wszystkie dane z niej powstałe — wyniki analizy AI, dane wyciągnięte z treści, wpisy w indeksach i zapisane pliki — i sprawdza, że nic nie zostało; wyjątkiem są Sprawy, notatki, dokumenty i niewysłane szkice, które zostają jako Twoja praca. Po odłączeniu Skrzynki (pkt 5) wiadomości są oznaczone jako usunięte, a dane z nich powstałe znikają od razu. Okresy dotyczą bazy produkcyjnej. Dane usunięte z bazy znikają z dziennika zmian bazy i z kopii na serwerze dopiero po upływie okresów podanych w ostatnich wierszach tabeli; z kopii poza serwerem — dziś bez gwarantowanego terminu.

9. Twoje prawa

• Dostęp i kopia danych — samodzielnie: Ustawienia → Konta → „Prawo do wyjścia” → „Pobierz moje dane” (plik JSON — format danych do odczytu przez programy); albo na żądanie. Wyników analizy AI poszczególnych wiadomości (m.in. streszczeń) nie ma dziś w pliku JSON — wydajemy je na żądanie (Regulamin, Załącznik 3).
• Sprostowanie — w Ustawieniach: dane Skrzynek i podpisy; pozycje „Co Comms o mnie wie” (Ustawienia → Pamięć Commsa) możesz wyłączyć — oznaczamy je wtedy jako poprawione przez Ciebie. Imię i nazwisko (nazwę) i adres e-mail Konta poprawiamy na żądanie.
• Usunięcie — zamknięcie Konta w Ustawieniach (30 dni na odzyskanie, potem usunięcie — pkt 8); trwałe usunięcie Skrzynki („Usuń trwale” w Ustawieniach → Konta — dane Skrzynki usuwane od razu, poza kopiami zapasowymi); w Sprawie — usunięcie notatek i dokumentów oraz odpięcie wiadomości; usunięcie całej Sprawy albo innych danych — na żądanie.
• Ograniczenie przetwarzania — na żądanie; analizę AI wybranej Skrzynki możesz też sam wyłączyć w Ustawieniach.
• Przenoszenie — plik JSON w formacie ustrukturyzowanym, do odczytu maszynowego („Pobierz moje dane”).
• Cofnięcie zgody — gdy prosimy Cię o zgodę (np. na przejrzenie danych przez człowieka przy zgłoszeniu błędu albo na przekazanie danych z Google przy połączeniu lub przejęciu Operatora — pkt 5), możesz ją cofnąć w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
• Skarga — do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

Jeśli jesteś korespondentem użytkownika Comms, zobacz pkt 3a — tam piszemy, kiedy żądanie rozpatrujemy sami, a kiedy przekazujemy Klientowi. Żądania kieruj na privacy@klnr.ai albo — po zalogowaniu — przez formularz zgłoszeń (comms.klnr.ai/comms/help), kategoria „Prywatność / RODO”. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. W wyjątkowych przypadkach termin może zostać przedłużony o dwa miesiące — poinformujemy Cię o tym w ciągu miesiąca, podając przyczynę.

10. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

• comms_product_session — zalogowanie w Comms; podpisane, przesyłane wyłącznie szyfrowanym połączeniem, niedostępne dla skryptów strony; do 7 dni.
• comms-session — sesja techniczna aplikacji; zaszyfrowana, przesyłana wyłącznie szyfrowanym połączeniem, niedostępna dla skryptów strony; do 30 dni.
• XSRF-TOKEN — ochrona formularzy przed podrobionymi żądaniami; do 30 dni.
• klnr_auth — logowanie przez stronę klnr.ai: ciasteczko logowania ustawiane przez klnr.ai dla adresów w domenie klnr.ai; przesyłane wyłącznie szyfrowanym połączeniem, niedostępne dla skryptów strony; do 14 dni.
• Pamięć przeglądarki — ustawienia wyglądu (motyw, tło, przezroczystość), język, preferencje interfejsu, ostatnie wyszukiwania, znacznik tożsamości zalogowanego Użytkownika (chroni przed pomieszaniem danych różnych Kont w jednej przeglądarce) oraz — jeśli włączysz automatyczny motyw i zezwolisz przeglądarce na dostęp do lokalizacji — przybliżone współrzędne i miasto, potrzebne do ustalenia pory wschodu i zachodu słońca. Ustawienia, ostatnie wyszukiwania i lokalizacja są synchronizowane z Kontem (pkt 2).
• Pamięć podręczna aplikacji — pliki aplikacji i ikony (przyspieszają wczytywanie); nie zawiera danych z poczty.
• Subskrypcja powiadomień — tylko jeśli włączysz powiadomienia.

Wszystkie te informacje są niezbędne do świadczenia usługi, o którą prosisz, dlatego nie pytamy o zgodę (art. 399 ust. 3 pkt 2 Prawa komunikacji elektronicznej). Możesz je usunąć w ustawieniach przeglądarki — wtedy zostaniesz wylogowany. Comms nie używa narzędzi analitycznych, pikseli ani skryptów śledzących. Czcionki Comms udostępnia z własnego serwera, a zdjęcie profilu Google — jeśli Konto je ma — także przez własny serwer; przy ich wczytaniu Twoja przeglądarka nie łączy się z serwerami Google.

11. Bezpieczeństwo

• Połączenia szyfrowane (TLS 1.2 lub 1.3).
• Szyfrowanie w spoczynku (zaszyfrowane pliki bazy na dysku) głównych tabel bazy — m.in. wiadomości, Skrzynek, Kont, szkiców wiadomości i dziennika zdarzeń. Szyfrowanie nie obejmuje jeszcze wszystkich danych, np. części danych Spraw (dowody, notatki, dokumenty, szkice pism), danych wyciągniętych z treści, zobowiązań i twierdzeń AI, indeksu wyszukiwania, rejestru akceptacji dokumentów, dziennika zmian bazy i kopii na serwerze — te dane chroni dostęp ograniczony do administratora serwera.
• Hasła i tokeny dostępu do Skrzynek dodatkowo szyfrowane w aplikacji.
• Drugi składnik logowania (kod z aplikacji albo klucz dostępu — passkey) — dostępny dla każdego Konta; obecnie nie jest wymagany.
• Ograniczenia liczby żądań (m.in. 5 prób logowania na minutę).
• Kopie zapasowe co 6 godzin; kopie poza serwerem szyfrowane przed wysłaniem; odtworzenie najnowszej kopii głównej bazy z serwera testowane automatycznie co tydzień.
• Dziennik zdarzeń chroniony na poziomie bazy przed zmianą i usunięciem (wyjątek: usunięcie Konta).

Pełny opis środków, także tego, czego dziś nie ma: załącznik do Umowy powierzenia.

12. Zmiany polityki

Polityka ma numer wersji. O istotnych zmianach informujemy e-mailem i w aplikacji. Na ekranie akceptacji potwierdzasz zapoznanie się z nową wersją Polityki — to nie jest zgoda na przetwarzanie danych (Regulamin, §18). Aktualna wersja jest zawsze pod adresem comms.klnr.ai/privacy; treść wcześniejszej wersji, z którą się zapoznałeś, udostępniamy na prośbę (privacy@klnr.ai).

13. Kontakt

privacy@klnr.ai — sprawy ochrony danych osobowych
Formularz zgłoszeń: comms.klnr.ai/comms/help (po zalogowaniu), kategoria „Prywatność / RODO”
Adres: SOLFUSION P.S.A., Aleja Grunwaldzka 56/113, 80-241 Gdańsk
Pełne dane Operatora: Stopka prawna (comms.klnr.ai/imprint)