Regulamin KLNR Comms

Projekt — nikogo nie wiąże. Dokumenty nie są jeszcze opublikowane.

Comms jest usługą przede wszystkim dla firm, kancelarii i innych organizacji. Mogą z niego korzystać także osoby prywatne — dla nich najważniejsze informacje zebraliśmy w ramce poniżej, a ich prawa wynikające z przepisów o ochronie konsumentów obowiązują w pełni.

§1. Definicje

1. Comms — aplikacja internetowa do prowadzenia poczty elektronicznej i spraw z pomocą sztucznej inteligencji (AI), dostępna pod adresem comms.klnr.ai.
2. Operator — SOLFUSION P.S.A. z siedzibą w Gdańsku, Aleja Grunwaldzka 56/113, 80-241 Gdańsk, KRS 0001116131, NIP 9571175832, REGON 529148948 (spółka złożyła wniosek o zmianę firmy na KLNR Labs P.S.A.; do czasu wpisu w KRS obowiązuje firma SOLFUSION P.S.A.).
3. Klient — ten, kto zawarł umowę o korzystanie z Comms: osoba fizyczna, osoba prawna (w tym Skarb Państwa i jednostka samorządu terytorialnego) albo jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną (art. 33¹ § 1 Kodeksu cywilnego). Klientem jest przede wszystkim przedsiębiorca — także osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą albo wykonująca wolny zawód, spółka jawna, partnerska lub komandytowa — oraz organizacja niebędąca przedsiębiorcą, np. fundacja, stowarzyszenie albo podmiot publiczny; Klientem może być także Konsument (pkt 14).
4. Użytkownik — pełnoletnia osoba fizyczna korzystająca z Konta: Klient będący osobą fizyczną albo osoba działająca w imieniu Klienta.
5. Konto — dostęp Użytkownika do Comms chroniony jego danymi logowania; do Konta Użytkownik podłącza Skrzynki.
6. Skrzynka — konto Gmail lub Google Workspace albo skrzynka u innego dostawcy poczty obsługująca protokół IMAP, którą Użytkownik podłączył do Comms.
7. Sprawa — zbiór wiadomości, dokumentów i notatek, który Użytkownik założył w Comms albo do którego przypiął wiadomości. „Dowody” w Sprawie to fragmenty wiadomości i dokumentów przypięte do niej jako materiał źródłowy; nie są dowodami w rozumieniu przepisów procesowych.
8. Konektor — punkt dostępu w Comms (protokół MCP — otwarty standard łączenia asystentów AI z innymi usługami), przez który Asystent zewnętrzny połączony przez Użytkownika korzysta z danych Comms w zakresie, który Użytkownik mu nadał.
9. Asystent zewnętrzny — usługa AI innego dostawcy (np. ChatGPT), którą Użytkownik sam łączy z Comms przez Konektor i której nadaje zakres dostępu. Asystentem zewnętrznym nie jest wbudowany asystent Comms działający w oknie poleceń (w aplikacji: przycisk „Zapytaj cBrain…” i panel „cBrain Commsa”).
10. Dopuszczenie do analizy AI — włączenie przez Operatora, dla konkretnego Użytkownika, analizy treści wiadomości i tłumaczenia przez model Mistral AI (§2 ust. 3).
11. Okres testów — obecny etap udostępniania Comms (beta), opisany w §2 i §2a.
12. Umowa powierzenia — umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych dostępna pod adresem comms.klnr.ai/dpa, wraz z listą podprocesorów pod adresem comms.klnr.ai/subprocessors. Jest częścią umowy dotyczącej Konta służbowego (pkt 17). Nie dotyczy Konta prywatnego — wtedy za dane w Comms odpowiada Operator (Polityka Prywatności, pkt 1 i 3).
13. Polityka Prywatności — dokument pod adresem comms.klnr.ai/privacy, który opisuje przetwarzanie danych osobowych.
14. Konsument — Klient będący osobą fizyczną, który zawiera umowę o korzystanie z Comms w celu niezwiązanym bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22¹ Kodeksu cywilnego), np. dla prywatnej skrzynki pocztowej. Decyduje cel danej umowy, nie sama osoba: ta sama osoba może być Konsumentem przy Koncie prywatnym i przedsiębiorcą przy Koncie służbowym (pkt 17; §8 ust. 1).
15. Przedsiębiorca na prawach konsumenta — Klient będący osobą fizyczną, który zawiera umowę bezpośrednio związaną z jego działalnością gospodarczą, jeżeli umowa nie ma dla niego charakteru zawodowego, wynikającego w szczególności z przedmiotu jego działalności ujawnionego w CEIDG (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego, art. 7aa ustawy o prawach konsumenta; §17 ust. 7).
16. Klient profesjonalny — Klient, który nie jest Konsumentem ani Przedsiębiorcą na prawach konsumenta: w szczególności przedsiębiorca, dla którego umowa ma charakter zawodowy, osoba prawna, jednostka organizacyjna i organizacja niebędąca przedsiębiorcą.
17. Konto prywatne — Konto, dla którego jako cel korzystania wskazano „wyłącznie prywatnie” (czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze, art. 2 ust. 2 lit. c RODO) — przy zawarciu umowy na ekranie akceptacji albo przy zmianie celu (§8 ust. 3). Każde inne Konto jest Kontem służbowym — także gdy choć jedna jego Skrzynka służy działalności gospodarczej lub zawodowej, pracy, organizacji albo podmiotowi publicznemu. W aplikacji Konto służbowe nazywa się „kontem firmowym”; „warunki konta firmowego” to postanowienia Regulaminu dotyczące Konta służbowego razem z Umową powierzenia.

§2. Okres testów (beta)

1. Comms jest udostępniany w Okresie testów. Działa na prawdziwej poczcie Użytkowników, a jego funkcje są rozwijane.
2. W Okresie testów Konta w Comms zakłada Operator dla osób, które zaprosił (§8 ust. 1).
3. Dopuszczenia do analizy AI Operator udziela osobno, dla konkretnego Użytkownika. Bez Dopuszczenia treść wiadomości nie jest przekazywana dostawcy modelu AI (§6 ust. 10). O udzieleniu i o cofnięciu Dopuszczenia Operator informuje Użytkownika e-mailem na adres Konta. Operator cofa Dopuszczenie wyłącznie z przyczyn wymienionych w ust. 6 (na czas ich trwania) albo w §18 ust. 1, informując e-mailem z przyczyną; Konsumentowi i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta przysługuje wtedy prawo z §18 ust. 6. Zasady Dopuszczenia są takie same dla Konta prywatnego i Konta służbowego (§1 pkt 17). Bez Dopuszczenia działają funkcje opisane w §6 ust. 9 i 10.
4. Konektor dla Asystentów zewnętrznych Operator włącza osobno, na zaproszenie — na tych samych zasadach dla Konta prywatnego i Konta służbowego (§6 ust. 8).
5. Operator nie gwarantuje określonej dostępności ani czasu reakcji. Mogą wystąpić przerwy i błędy (§2a). O planowanych zmianach, które istotnie wpływają na korzystanie z Comms, Operator informuje e-mailem na adres Konta.
6. Operator może czasowo wstrzymać funkcje Comms wyłącznie z następujących przyczyn, na następujący czas i w następującym zakresie:
   • awaria, zagrożenie bezpieczeństwa albo niedostępność usługi dostawcy, z którego korzysta Comms — na czas niezbędny do usunięcia przyczyny; o wstrzymaniu trwającym dłużej niż 24 godziny Operator niezwłocznie informuje e-mailem na adres Konta, podając przyczynę i przewidywany czas;
   • zmiana dostawcy, z którego korzysta Comms — najwyżej na 24 godziny, z zawiadomieniem e-mailem co najmniej 7 dni wcześniej; wstrzymanie z tej przyczyny nie obejmuje czytania i wysyłki poczty;
   • okresowy przegląd działania funkcji AI w Okresie testów — najwyżej 7 dni w miesiącu, z zawiadomieniem e-mailem co najmniej dzień wcześniej; wstrzymanie z tej przyczyny obejmuje wyłącznie funkcje AI, a nie czytanie i wysyłkę poczty.
   Wstrzymanie nie wpływa na pocztę w Skrzynce u jej dostawcy.
7. Operator może zmienić zakres lub funkcje Comms wyłącznie z przyczyn wymienionych w §18 ust. 1. O zmianie, która istotnie i negatywnie wpływa na dostęp do Comms lub korzystanie z niego, Operator informuje e-mailem na adres Konta przed jej wprowadzeniem. Klient może w każdej chwili bez kosztów zamknąć Konto (§15); Konsument i Przedsiębiorca na prawach konsumenta mają ponadto prawo z §18 ust. 6.
8. O zakończeniu Okresu testów i o warunkach dalszego korzystania Operator informuje e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Okres testów kończy się dla wszystkich Kont w tym samym dniu, ogłoszonym w ten sposób. Zakończenie Okresu testów nie wprowadza opłat: odpłatność wymaga uzgodnienia z §9, a Operator nie wprowadza jej zmianą Regulaminu. Jeśli strony nie uzgodnią dalszych warunków, Klient może zamknąć Konto, a Operator może wypowiedzieć umowę z zachowaniem terminu z §15 ust. 5.

§2a. Ograniczenia Okresu testów — akceptowane osobno

W Okresie testów Comms ma poniższe konkretne cechy. Odbiegają one od tego, czego można rozsądnie oczekiwać od gotowej usługi tego rodzaju — także od tego, co Operator mówi o bezpieczeństwie Comms na swoich stronach i w materiałach. Zaakceptowane osobno, nie są brakiem zgodności z umową (§14a ust. 1):

1. brak gwarantowanej dostępności i czasu reakcji — mogą wystąpić przerwy i błędy (§2 ust. 5); Operator może czasowo wstrzymać funkcje Comms wyłącznie z przyczyn, na czas i w zakresie z §2 ust. 6, w tym na okresowy przegląd działania funkcji AI — najwyżej 7 dni w miesiącu, z zawiadomieniem e-mailem co najmniej dzień wcześniej;
2. funkcje Comms są rozwijane i mogą się zmieniać, wyłącznie na zasadach §18;
3. Comms nie pilnuje terminów, także procesowych, a daty wskazane przez AI są wyłącznie propozycją (§3);
4. wyniki AI mogą być błędne albo niepełne (§6 ust. 2);
5. analiza treści wiadomości i tłumaczenie przez Mistral AI działają tylko po Dopuszczeniu do analizy AI, którego Operator w Okresie testów może nie udzielić (§2 ust. 3); Konektor dla Asystentów zewnętrznych jest dostępny na zaproszenie (§2 ust. 4);
6. Gmail: dostęp do Skrzynki trzeba odnawiać co 7 dni, podłączyć ją mogą tylko adresy dopisane przez Operatora, a Google wyświetla ostrzeżenie o niezweryfikowanej aplikacji (§4 ust. 4);
7. nie są obsługiwane: logowanie Microsoft (Microsoft 365, Outlook), ProtonMail i POP3 (§4 ust. 3);
8. zabezpieczenia, których dziś nie ma: sprawdzanie załączników programem antywirusowym; niezależny test penetracyjny; automatyczne wykrywanie nietypowego dostępu do Kont; automatyczne blokowanie adresów po nieudanych logowaniach do Comms; obowiązkowy drugi składnik logowania;
9. szyfrowanie w spoczynku nie obejmuje części danych (m.in. części danych Spraw, danych wyciągniętych z treści, indeksu wyszukiwania i kopii na serwerze — Załącznik do Umowy powierzenia, część „Szyfrowanie w spoczynku”); klucz szyfrowania bazy jest na tym samym serwerze, więc szyfrowanie nie chroni przed administratorem serwera i nie jest szyfrowaniem end-to-end;
10. kopie zapasowe na serwerze nie są szyfrowane; kopie poza serwerem nie mają dziś gwarantowanego terminu usunięcia (Polityka Prywatności, pkt 8);
11. dostęp administracyjny do serwera ma jedna osoba działająca w imieniu Operatora; nie ma zewnętrznego monitoringu ani dyżuru;
12. dane z bazy Comms mogą trafiać do narzędzia AI Anthropic (USA), z którego Operator korzysta przy utrzymaniu i rozwoju Comms — wyłącznie przy diagnozie i usuwaniu błędów oraz zapewnianiu bezpieczeństwa; podstawy przekazania do USA Operator nie potwierdził dokumentem (Polityka Prywatności, pkt 6–7);
13. Operator nie potwierdził dokumentem umów z podmiotami, które przetwarzają dane w jego imieniu (lista podprocesorów);
14. Operator nie ma certyfikatu ISO/IEC 27001 ani raportu SOC 2 (§5a).

Opis wszystkich środków, stosowanych wobec danych wszystkich Klientów, także Konsumentów: Załącznik do Umowy powierzenia, części „Szyfrowanie w spoczynku” i „Czego dziś nie ma”.

Użytkownik akceptuje te ograniczenia na ekranie akceptacji, zaznaczając osobne pole, które nie jest zaznaczone z góry — oddzielnie od akceptacji Regulaminu (art. 43k ust. 5 ustawy o prawach konsumenta). Bez tej akceptacji umowa nie zostaje zawarta, a Konto nie działa (§8 ust. 3).

§3. Rodzaje i zakres usług

W ramach Comms Operator świadczy drogą elektroniczną następujące usługi:

1. Poczta — podłączanie Skrzynek, synchronizacja wiadomości, czytanie, wyszukiwanie, porządkowanie (foldery, oznaczenia, przenoszenie, archiwizacja, usuwanie), pisanie wiadomości, szkice, podpisy, wysyłka (także zaplanowana na wskazany czas), podgląd załączników (w tym dokumentów Office bez pobierania ich na urządzenie Użytkownika) oraz tłumaczenie wiadomości na żądanie.
2. Porządkowanie z pomocą AI — analiza wiadomości; perspektywy pracy, czyli widoki, w których AI grupuje wiadomości według rodzaju sprawy (np. „Finanse”, „Ryzyko”, „Czeka na mnie”, „Czeka na nich”); widok podsumowania (Briefing — zestawienie tego, co wymaga uwagi); wyszukiwanie oraz okno poleceń (w aplikacji: przycisk „Zapytaj cBrain…” i panel „cBrain Commsa”), w którym wbudowany asystent Comms odpowiada na pytania i proponuje czynności do zatwierdzenia. Analiza treści wiadomości i tłumaczenie przez Mistral AI są dostępne tylko po Dopuszczeniu do analizy AI (§2 ust. 3); bez niego działają funkcje opisane w §6 ust. 9 i 10.
3. Sprawy — katalog Spraw, przypinanie wiadomości do Spraw (także automatyczne, wyłącznie wewnątrz Comms), dowody (§1 pkt 7), notatki, dokumenty wgrywane przez Użytkownika (każdy do pobrania osobno), a po Dopuszczeniu do analizy AI (§2 ust. 3) — szkice pism i ocena dokumentów przygotowywane przez AI na polecenie Użytkownika oraz opis Sprawy („Czego dotyczy”), który AI przygotowuje automatycznie po jej założeniu; do tego paczka Sprawy do pobrania — plik ZIP z wiadomościami objętymi paczką i ich załącznikami, bez dokumentów wgranych do Sprawy.
4. Kalendarz — kalendarz Google zsynchronizowany z Comms i tworzenie wydarzeń na polecenie Użytkownika.
5. Bezpieczeństwo poczty — ostrzeżenia przed wyłudzeniami i podszyciem, sprawdzanie, czy wiadomość rzeczywiście wysłał serwer domeny nadawcy (podpis domeny DKIM — nie jest to weryfikacja podpisu elektronicznego ani tożsamości nadawcy), oraz automatyczne ukrywanie w Comms wiadomości rozpoznanych jako wyłudzenie.
6. Powiadomienia — powiadomienia w przeglądarce, jeśli Użytkownik je włączy.
7. Konektor dla Asystentów zewnętrznych — w Okresie testów na zaproszenie Operatora (§2 ust. 4 i §6 ust. 8).
8. Konto — logowanie z opcjonalnym drugim składnikiem (kod z aplikacji albo klucz dostępu — passkey), pobranie danych, zamknięcie Konta.

Comms:

• nie jest kancelarią i nie udziela porad prawnych;
• nie pilnuje terminów, także procesowych, i nie zastępuje kalendarza ani terminarza Użytkownika;
• nie obsługuje skrzynek Microsoft 365 / Outlook przez logowanie Microsoft;
• nie udostępnia Spraw innym osobom;
• nie sprawdza załączników programem antywirusowym;
• nie wysyła, nie przenosi i nie usuwa wiadomości u dostawcy poczty bez polecenia Użytkownika — reguły poczty w Comms nie zmieniają folderów w Skrzynce u dostawcy.

§4. Wymagania techniczne i limity

1. Potrzebne są: stałe połączenie z internetem (Comms nie działa bez sieci) oraz aktualna wersja popularnej przeglądarki z włączonym JavaScriptem, obsługą plików cookie, połączeń na żywo (WebSocket) i szyfrowania TLS 1.2 lub 1.3. Jeśli Użytkownik zablokuje w przeglądarce JavaScript albo pliki cookie, Comms nie zadziała.
2. Logowanie odbywa się przez stronę klnr.ai (KLNR Gate — usługa logowania Operatora, Polityka Prywatności, pkt 2). Podłączenie Skrzynki wymaga potwierdzonego adresu e-mail Konta.
3. Skrzynka musi udostępniać protokoły IMAP i SMTP z szyfrowaniem (SSL/TLS albo STARTTLS) albo być kontem Gmail lub Google Workspace. Nie są obsługiwane: logowanie Microsoft (Microsoft 365, Outlook), ProtonMail (wymaga programu Bridge) i POP3.
4. Gmail: dopóki aplikacja Comms jest w Google w trybie testowym (stan sprawdzony 17.09.2026), dostęp do Skrzynki Gmail trzeba odnawiać co 7 dni, a podłączyć ją mogą tylko adresy dopisane przez Operatora; Google wyświetla też ostrzeżenie o niezweryfikowanej aplikacji.
5. Funkcje dodatkowe zależą od przeglądarki: powiadomienia (obsługa powiadomień i zgoda w przeglądarce), klucz dostępu (passkey — przeglądarka musi obsługiwać standard WebAuthn), dyktowanie (rozpoznawanie mowy w przeglądarce, np. Chrome lub Edge). Comms można zainstalować na urządzeniu jak aplikację (PWA), jeśli pozwala na to przeglądarka.
6. Limity:
   • domyślnie 3 Skrzynki na Konto — Operator może zwiększyć limit na prośbę;
   • załącznik wiadomości: do 25 MB (dodany przez Asystenta zewnętrznego: do 10 MB); dokument wgrywany do Sprawy: do 50 MB — dostawca poczty może mieć limit niższy;
   • dobowy limit kosztu analizy AI na Użytkownika — koszt ponosi Operator (domyślnie równowartość 5 USD dziennie); nie jest to opłata dla Użytkownika (§9). Po wyczerpaniu limitu analiza wstrzymuje się do północy czasu polskiego.

§5. Bezpieczeństwo

Środki bezpieczeństwa opisuje załącznik do Umowy powierzenia. W skrócie:

• połączenia z Comms są szyfrowane (TLS 1.2 lub 1.3);
• główne tabele bazy danych — m.in. wiadomości, Skrzynki, Konta, szkice wiadomości i dziennik zdarzeń — są szyfrowane w spoczynku, czyli zapisane na dysku w postaci zaszyfrowanej; szyfrowanie nie obejmuje jeszcze wszystkich danych (szczegóły w Umowie powierzenia);
• szyfrowanie w spoczynku chroni przed odczytem samych plików bazy (np. skradzionego dysku), ale nie przed osobą z uprawnieniami administratora serwera. Nie jest to szyfrowanie „end-to-end” (od nadawcy do odbiorcy): dane zapisane w Comms, w tym treść wiadomości w trybie P4, są dla Operatora technicznie dostępne (Załącznik do Umowy powierzenia, część „Szyfrowanie w spoczynku”);
• hasła i tokeny dostępu do Skrzynek są dodatkowo szyfrowane w aplikacji;
• drugi składnik logowania jest dostępny dla każdego Konta, ale nie jest wymagany — zalecamy jego włączenie;
• kopie zapasowe powstają co 6 godzin; kopie przechowywane poza serwerem są szyfrowane przed wysłaniem; odtworzenie najnowszej kopii głównej bazy z serwera jest co tydzień testowane automatycznie.

Umową i dokumentacją bezpieczeństwa, o których mowa w §5a, są: umowa o korzystanie z Comms (ten Regulamin, a przy Koncie służbowym — także Umowa powierzenia) oraz Załącznik do Umowy powierzenia (comms.klnr.ai/dpa#zalacznik), który opisuje środki bezpieczeństwa stosowane wobec danych wszystkich Klientów, także Konsumentów — wszystkie udostępniane przed zawarciem umowy. Comms jest udostępniany w jednym wariancie wdrożenia — jako usługa działająca na serwerze Operatora; Klient nie otrzymuje innej dokumentacji bezpieczeństwa, która by go wiązała.

§5a. Standardy bezpieczeństwa i status niezależnej weryfikacji

Architektura bezpieczeństwa i mechanizmy ochrony informacji w Comms zostały opracowane z wykorzystaniem ISO/IEC 27001:2022 oraz kryteriów Trust Services Criteria (TSC), stosowanych w badaniach SOC 2, jako ram odniesienia dla projektowania zabezpieczeń. W projektowaniu rozwiązań uwzględniono również wymagania zarządzania ryzykiem cyberbezpieczeństwa określone w dyrektywie (UE) 2022/2555 (NIS2).

Odwołania do powyższych norm, kryteriów i przepisów opisują podstawy opracowania rozwiązań bezpieczeństwa Comms. Nie stanowią oświadczenia o uzyskaniu certyfikacji, przeprowadzeniu niezależnego badania ani potwierdzeniu przez zewnętrznego audytora spełnienia wszystkich wymagań danego standardu.

Operator nie posiada obecnie certyfikatu ISO/IEC 27001 obejmującego rozwój i świadczenie usługi Comms ani raportu SOC 2 Type I lub Type II. Proces certyfikacji ISO/IEC 27001 oraz niezależne badanie SOC 2 nie zostały dotychczas przeprowadzone.

Szczegółowy zakres zabezpieczeń i zobowiązań Operatora dla danego wariantu wdrożenia określają umowa oraz dokumentacja bezpieczeństwa właściwa dla udostępnianej wersji usługi. Funkcje oznaczone jako planowane nie stanowią właściwości aktualnie świadczonej usługi.

Uwzględnienie wymagań NIS2 w rozwiązaniach Comms nie oznacza, że samo korzystanie z usługi zapewnia Klientowi spełnienie wszystkich dotyczących go obowiązków cyberbezpieczeństwa. Niniejsze postanowienie nie ogranicza obowiązków Operatora wynikających z mających do niego zastosowanie przepisów prawa.

§6. Sztuczna inteligencja i wysyłka korespondencji

1. Comms korzysta z AI. Treści przygotowane przez AI — odpowiedzi w oknie poleceń, propozycje odpowiedzi, szkice pism, opisy Spraw, streszczenia i przypisania wiadomości do perspektyw — to propozycje, nie decyzje. Comms oznacza wyniki AI w interfejsie; tam, gdzie oznaczenia brak, Użytkownik traktuje każdą propozycję jako wynik AI.
2. AI może się mylić: pominąć ważną wiadomość, źle ją ocenić albo podać nieprawdziwą informację. Użytkownik sprawdza wynik AI, zanim z niego skorzysta — zwłaszcza w sprawach prawnych, finansowych i terminowych.
3. Wysyłka korespondencji użytkownika przez Comms wymaga zatwierdzenia przez uprawnionego użytkownika — dotyczy to wysyłki z interfejsu, przez API oraz poleceń składanych przez podłączonych asystentów. W tym ustępie „użytkownik” i „uprawniony użytkownik” oznaczają Użytkownika (§1 pkt 4), „API” — interfejs programistyczny udostępniony przez Operatora, a „podłączeni asystenci” — Asystentów zewnętrznych.
4. Asystent zewnętrzny może jedynie poprosić o wysyłkę — wiadomość wychodzi dopiero po zatwierdzeniu w Comms (kliknięciem albo kodem widocznym tylko w Comms). Wysyłka zaplanowana następuje o czasie ustawionym przez Użytkownika. Reguły poczty w Comms nie wysyłają ani nie przekazują wiadomości. Bez zatwierdzenia Comms wysyła wyłącznie wiadomości systemowe na adres Konta (np. potwierdzenia i powiadomienia dotyczące Konta).
5. Wbudowany asystent Comms (okno poleceń) może zaproponować czynność (np. wydarzenie w kalendarzu, przypięcie wiadomości do Sprawy, dokument w Sprawie). Czynność wykonuje się dopiero po zatwierdzeniu przez Użytkownika.
6. Użytkownik decyduje, które Skrzynki analizuje AI. Przy dodawaniu Skrzynki pole „Włącz analizę AI dla tej skrzynki” nie jest zaznaczone — analiza rusza dopiero, gdy Użytkownik je zaznaczy; analizę można też włączyć albo wyłączyć później w Ustawieniach (Konta → Skrzynka). Ponowne dodanie Skrzynki już podłączonej nie wyłącza analizy. Dla każdej Skrzynki Użytkownik wybiera zakres — „Pełna analiza”, „Tylko ocena bezpieczeństwa” albo „Bez analizy” — oraz okres wiadomości objętych analizą: wiadomości z ostatnich 90 dni (domyślnie; można wybrać do 180). Także w zakresie „Tylko ocena bezpieczeństwa” treść wiadomości jest przekazywana modelowi AI — zakres ogranicza wyłącznie to, co Comms zapisuje jako wynik.
7. Do analizy treści wiadomości Comms używa modelu Mistral AI (Francja). Model otrzymuje:
   • przy analizie wiadomości — temat i nową część treści (bez cytowanej historii, podpisu, stopki i treści załączników), łącznie do ok. 32 KB (ok. 30 tys. znaków); adresy e-mail z nagłówków jako skrót kryptograficzny; adresy i inne dane osobowe w treści nie są maskowane;
   • na polecenie Użytkownika, bez zastępowania adresów — wiadomość do przetłumaczenia; dowody i dokumenty ze Sprawy (szkice pism, ocena dokumentów, odświeżenie opisu Sprawy); polecenie z okna poleceń wraz z danymi pochodnymi z Comms (przy otwartej wiadomości m.in. adres i nazwa nadawcy, temat, nazwy załączników i wcześniejsze wyniki analizy AI — bez pełnej treści wiadomości);
   • automatycznie, bez zastępowania adresów — dowody Sprawy przy przygotowaniu jej opisu („Czego dotyczy”): po założeniu Sprawy, a jeśli opis wtedy nie powstanie — przy jednym z kolejnych cogodzinnych przebiegów, dopóki Sprawa jest otwarta.
   Wyłączenie analizy AI dla Skrzynki nie obejmuje tłumaczenia ani funkcji Spraw, w tym automatycznego opisu Sprawy — te przekazują modelowi także wiadomości ze Skrzynek z wyłączoną analizą (ust. 12). Szczegóły — Polityka Prywatności, pkt 4.
8. Użytkownik może połączyć z Comms Asystenta zewnętrznego przez Konektor i nadać mu zakres dostępu (np. odczyt wiadomości, tekstu załączników i Spraw, zapisywanie szkiców). Na polecenie Użytkownika dane z Comms trafiają wtedy do dostawcy tego asystenta — odbiorcy wybranego przez Użytkownika, za którego działanie Operator nie odpowiada. Konektor obejmuje Skrzynki Konta w zakresie nadanym asystentowi, z wyjątkiem Skrzynek Gmail i Kalendarza Google oraz Spraw i szkiców zawierających dane z Gmaila — te są poza zakresem Konektora, dopóki Google nie zweryfikuje aplikacji Comms (Polityka Prywatności, pkt 5). Zmiana stanu wiadomości u dostawcy poczty przez asystenta (np. oznaczenie jako przeczytanej) wymaga osobnego włączenia przez Użytkownika. Połączenie można wstrzymać albo odłączyć w Ustawieniach → Konta → „Podłączeni asystenci”.
9. Modele działające na serwerze Operatora — bez przekazywania danych na zewnątrz — wstępnie oceniają wiadomości na podstawie nadawcy i tematu (np. czy pochodzą od automatu), budują indeks wyszukiwania i tłumaczą z angielskiego na polski. Wstępna ocena decyduje wyłącznie o tym, czy wiadomość trafi do dalszej analizy AI; nie usuwa ani nie ukrywa wiadomości.
10. W Okresie testów analiza treści wiadomości i tłumaczenie przez model Mistral AI działają wyłącznie dla Użytkowników z Dopuszczeniem do analizy AI. Bez Dopuszczenia treść wiadomości nie jest przekazywana dostawcy modelu, a tłumaczenie działa tylko na serwerze Operatora (z angielskiego na polski). Okno poleceń działa dla każdego Użytkownika i przekazuje modelowi polecenie oraz dane pochodne opisane w ust. 7.
11. Operator nie wykorzystuje danych Klienta do trenowania ogólnych modeli AI, czyli modeli używanych także przez innych Klientów lub inne podmioty. Na koncie Operatora w Mistral AI wykorzystanie danych przekazywanych modelowi do trenowania modeli było wyłączone przy ostatnim sprawdzeniu ustawień (20.08.2026); warunków przetwarzania danych Mistral AI Operator nie potwierdził jeszcze dokumentem (lista podprocesorów). Okres, przez jaki Mistral AI przechowuje przekazane dane, określają jego warunki przetwarzania danych.
12. Klient, którego obowiązuje tajemnica zawodowa, sam ocenia, czy korzystanie z analizy AI jest z nią zgodne i z zasadami etyki zawodowej. Analizę można wyłączyć dla wybranych Skrzynek; wyłączenie nie obejmuje tłumaczenia ani funkcji Spraw, w tym automatycznego opisu Sprawy (ust. 7).

§7. Tryby prywatności Skrzynek

1. Tryb prywatności wybiera się dla każdej Skrzynki przy jej dodawaniu. Oznaczenia P1 i P4 pochodzą z wewnętrznej skali trybów Comms; w Okresie testów dostępne są tylko te dwa tryby:
   • P1 — bez zapisu treści: treść wiadomości nie jest zapisywana w bazie danych Comms. Comms pobiera ją z serwera pocztowego przy otwarciu wiadomości i przy analizie AI i trzyma w pamięci ulotnej najwyżej 5 minut (przetłumaczona treść — do 30 minut). Zapisywane są: metadane (m.in. nadawca, adresaci, temat, daty, nagłówki uwierzytelnienia, nazwy, typy i rozmiary załączników); wynik analizy AI, który może zawierać streszczenie lub parafrazę treści; dane wyciągnięte z treści — kwoty, daty, numery dokumentów i rachunków — w tabeli bez szyfrowania w spoczynku. Wyjątek: paczka Sprawy (§3 pkt 3), którą zamawia Użytkownik, zawiera treść i pliki załączników objętych nią wiadomości — także z trybu P1 — i leży jako plik na dysku serwera 48 godzin; w tym czasie może trafić do kopii zapasowej poza serwerem (Polityka Prywatności, pkt 8).
   • P4 — z zapisem treści: tak jak w P1 zapisywane są metadane, wynik analizy AI i dane wyciągnięte z treści; dodatkowo treść wiadomości jest zapisywana w bazie Comms i usuwana automatycznie po 90 dniach od zapisania wiadomości w Comms (nie od jej otrzymania). Pliki załączników otwartych albo pobranych w Skrzynce P4 są zapisywane na serwerze, dopóki wiadomość nie zostanie w Comms oznaczona jako usunięta, najdłużej do zamknięcia Konta (Polityka Prywatności, pkt 8).
2. Niezależnie od trybu Comms zapisuje to, co Użytkownik sam w nim tworzy albo wgrywa: szkice wiadomości, Sprawy z dokumentami, notatkami i szkicami pism oraz rozmowy w oknie poleceń.
3. Okresy przechowywania i wyjątki opisuje Polityka Prywatności (pkt 8), a zasady powierzenia — Umowa powierzenia (przy Koncie służbowym).

§8. Zawarcie umowy i Konto

1. W Okresie testów Konto w Comms zakłada Operator na zaproszenie. Użytkownik loguje się przez stronę klnr.ai adresem e-mail, na który założono Konto. Ani założenie Konta przez Operatora, ani założenie konta w serwisie klnr.ai nie jest zawarciem umowy o korzystanie z Comms — umowę zawiera się na ekranie akceptacji (ust. 3). W Okresie testów dla każdego Konta zawiera się odrębną umowę — z Użytkownikiem, który sam jest Klientem, albo z Klientem, w którego imieniu Użytkownik działa. Wyjątek: gdy Użytkownik Konta prywatnego zawiera na tym samym Koncie umowę w imieniu innego Klienta (ust. 3, przejście na Konto służbowe, lit. b), jego dotychczasowa umowa nie wygasa sama — obie umowy trwają obok siebie, dopóki Użytkownik nie wypowie samej swojej umowy (§15 ust. 6) albo nie zamknie Konta (§15 ust. 1).
2. Regulamin, Umowa powierzenia wraz z Załącznikiem (środki bezpieczeństwa stosowane wobec danych wszystkich Klientów, także Konsumentów) i Polityka Prywatności są udostępniane bezpłatnie przed zawarciem umowy pod adresami comms.klnr.ai/terms, comms.klnr.ai/dpa (Załącznik: comms.klnr.ai/dpa#zalacznik) i comms.klnr.ai/privacy; można je zapisać i wydrukować w przeglądarce. Ekran akceptacji (ust. 3) odsyła do tych adresów, a treść zaakceptowanych dokumentów Użytkownik otrzymuje e-mailem razem z potwierdzeniem zawarcia umowy (ust. 4).
3. Umowę zawiera się w aplikacji, na ekranie akceptacji, który Comms wyświetla po zalogowaniu. Na tym ekranie Użytkownik:
   • (a) akceptuje Regulamin i składa oświadczenie z ust. 5 (pełnoletność i umocowanie);
   • (b) wskazuje cel korzystania z Comms: „wyłącznie prywatnie” albo „inaczej” (działalność gospodarcza lub zawodowa, praca, organizacja, podmiot publiczny, użytek mieszany);
   • (c) akceptuje ograniczenia Okresu testów (§2a) — w osobnym polu, które nie jest zaznaczone z góry, oddzielnie od akceptacji Regulaminu;
   • (d) przy celu „inaczej” — akceptuje Umowę powierzenia;
   • (e) przy celu „inaczej” — wskazuje Klienta: „we własnym imieniu” (także w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, również gdy ma NIP) albo firmę lub nazwę podmiotu, w którego imieniu działa, jego NIP, numer KRS albo inny numer identyfikujący, adres oraz podstawę swojego umocowania (np. członek zarządu, pełnomocnik, upoważniony pracownik). Podmiotem na tym ekranie może być wyłącznie podmiot, który nie jest osobą fizyczną ani spółką cywilną (np. spółka kapitałowa albo osobowa, fundacja, stowarzyszenie) — Użytkownik potwierdza to osobnym oświadczeniem. Umowę z inną osobą fizyczną (np. pracodawcą prowadzącym jednoosobową działalność) albo ze spółką cywilną zawiera się przez support@klnr.ai.

   Na tym samym ekranie Użytkownik potwierdza, że przeczytał Politykę Prywatności — to nie jest zgoda na przetwarzanie danych. Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zostaje zawarta na czas nieoznaczony z chwilą, gdy Comms przyjmie zatwierdzenie ekranu akceptacji z elementami (a)–(c), a przy celu „inaczej” — także (d) i (e); przyjęcie potwierdza komunikat na ekranie. Gdy ekran pokazuje, że dokumenty są właśnie aktualizowane, umowa nie zostaje zawarta. Comms zapisuje, kto, kiedy i które wersje dokumentów zaakceptował, wskazany cel, akceptację ograniczeń Okresu testów i wskazanego Klienta; adres IP i dane przeglądarki zapisuje wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego.

   Do zawarcia umowy i wysłania jej potwierdzenia (ust. 4) Konto nie działa: Comms nie synchronizuje Skrzynek, nie analizuje poczty i nie udostępnia Konektora, a aplikacja wyświetla wyłącznie ekran akceptacji. Można na nim pobrać dane w pliku JSON, wylogować się i zamknąć Konto, także e-mailem na support@klnr.ai (§15 ust. 1). Zamknięcie Konta przed zawarciem umowy nie jest jej wypowiedzeniem — Comms postępuje wtedy z danymi Konta tak jak w §15 ust. 2–4.

   Wskazany cel decyduje o tym, czy stosuje się Umowę powierzenia i kto odpowiada za pocztę jako administrator (Polityka Prywatności, pkt 1 i 3); nie zmienia zakresu funkcji Comms. Nie przesądza, czy Klient jest Konsumentem albo Przedsiębiorcą na prawach konsumenta, nie jest oświadczeniem z §17 ust. 7 i nie odbiera żadnych praw z ustawy.

   Przejście na Konto służbowe. Zmiana Konta prywatnego na Konto służbowe następuje na osobnym ekranie „Przejście na konto firmowe” (Ustawienia → Konta → „Prawo do wyjścia” → „Umowa i dokumenty”; gdy Comms wymaga Umowy powierzenia — także z ekranu akceptacji) — przed rozpoczęciem korzystania z Comms w celu innym niż wyłącznie prywatny. Przed zatwierdzeniem Użytkownik wskazuje Klienta (element (e)), widzi podsumowanie zmian, w tym ceny, i może zapisać Regulamin oraz Umowę powierzenia z listą podprocesorów. Sama akceptacja Umowy powierzenia nie zmienia umowy — robi to wyłącznie zatwierdzenie tego ekranu.

   • (a) Ten sam Klient — Użytkownik działa we własnym imieniu, także w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej (również gdy ma NIP): zatwierdzenie jest zmianą umowy o korzystanie z Comms (aneksem) i zawarciem Umowy powierzenia. Konto i dotychczasowa umowa trwają dalej; od chwili zatwierdzenia obowiązują warunki Konta służbowego i Umowa powierzenia. Przed zatwierdzeniem ekran pokazuje imię i nazwisko oraz adres Konta, które trafią do aneksu; Użytkownik może dopisać firmę i NIP swojej działalności — trafiają do potwierdzenia i nie zmieniają strony umowy.
   • (b) Inny Klient — podmiot, który nie jest osobą fizyczną ani spółką cywilną (np. spółka kapitałowa albo osobowa, fundacja, stowarzyszenie); Użytkownik potwierdza to na ekranie osobnym oświadczeniem. Zatwierdzenie jest zawarciem z tym podmiotem nowej umowy o korzystanie z Comms i Umowy powierzenia, a Użytkownik oświadcza, że działa w jego imieniu z umocowaniem, które wskazał. Umowę z inną osobą fizyczną (np. pracodawcą prowadzącym jednoosobową działalność) albo ze spółką cywilną zawiera się przez support@klnr.ai, nie na tym ekranie. Dotychczasowa umowa z Użytkownikiem nie kończy się automatycznie — obie umowy trwają obok siebie (ust. 1), dopóki Użytkownik nie wypowie samej swojej umowy (§15 ust. 6) albo nie zamknie Konta (§15 ust. 1). Logowanie zostaje to samo, ale Skrzynki podłączone do Konta przed zatwierdzeniem i ich dane nie przechodzą pod ten podmiot: zostają przy umowie Użytkownika.

   W obu przypadkach Comms zapisuje dwa odrębne zdarzenia — zmianę umowy (albo zawarcie nowej umowy) i zawarcie Umowy powierzenia — z Klientem, osobą, która zatwierdziła, i podstawą jej umocowania, datą i godziną, dokładną treścią zatwierdzonego oświadczenia i wersjami dokumentów, i potwierdza je e-mailem (ust. 4); wcześniejsza historia umowy zostaje bez zmian. Oznaczenie Konta jako służbowego nie przesądza, czy Klient jest Konsumentem albo Przedsiębiorcą na prawach konsumenta, i nie odbiera praw, które przysługują mu z ustawy. Inne zmiany celu albo danych Klienta Klient zgłasza e-mailem na support@klnr.ai; powrót do celu „wyłącznie prywatnie” tej samej osoby albo poprawienie danych tego samego Klienta (ten sam numer identyfikujący) Operator wprowadza i potwierdza e-mailem, a zmianę Klienta na inny podmiot — tylko przez nową umowę (lit. b).

   Nową wersję dokumentu, którego wcześniejszą wersję Użytkownik zaakceptował, opisuje §18 ust. 3 — zadania w tle działają wtedy dalej.

4. Niezwłocznie po zawarciu umowy — przed rozpoczęciem świadczenia usługi — Comms wysyła na adres Konta e-mail z potwierdzeniem jej zawarcia (art. 21 ust. 1 ustawy o prawach konsumenta). Comms zaczyna działać dopiero po wysłaniu tej wiadomości, zwykle kilka sekund po zawarciu umowy; do tej chwili ekran akceptacji informuje o wysyłce. Potwierdzenie podaje datę i godzinę zawarcia umowy, wersje zaakceptowanych dokumentów, wskazany cel, a przy celu „inaczej” — Klienta (ust. 3, element (e)). W treści wiadomości są pouczenie o odstąpieniu od umowy i formularz odstąpienia (Załączniki 1 i 2) — z wyjątkiem umowy zawartej przez podmiot, który na ekranie oświadczył, że nie jest osobą fizyczną ani spółką cywilną (ust. 3, element (e)): potwierdzenie takiej umowy przytacza to oświadczenie i nie zawiera pouczenia ani formularza, bo prawo odstąpienia z §17 Klientowi nie przysługuje (§17 ust. 8). Wiadomość zawiera też treść zaakceptowanej wersji Regulaminu (z Załącznikami 1–3) i Załącznika do Umowy powierzenia (środki bezpieczeństwa stosowane wobec danych wszystkich Klientów, także Konsumentów), a przy Koncie służbowym — także całej Umowy powierzenia z listą podprocesorów. Kopię potwierdzenia Operator przechowuje jako dowód zawarcia umowy (Polityka Prywatności, pkt 2 i 8). Warto zachować tę wiadomość.

   Po przejściu na Konto służbowe (ust. 3, lit. a albo b) Comms wysyła na adres Konta jedno potwierdzenie obu zdarzeń: datę i godzinę zatwierdzenia, Klienta, osobę, która zatwierdziła, i podstawę jej umocowania, treść zatwierdzonego oświadczenia, cenę, wersje dokumentów oraz kopię zmiany umowy albo nowej umowy, Regulaminu, Umowy powierzenia i listy podprocesorów (przy nowej umowie — także Polityki Prywatności i oświadczenia, że Klient nie jest osobą fizyczną ani spółką cywilną; przy lit. a — także firmę i NIP działalności, jeśli Użytkownik je podał). Potwierdzenie zmiany umowy (lit. a) nie zawiera pouczenia o odstąpieniu, bo zmiana nie otwiera nowego terminu odstąpienia (§17 ust. 8). Comms działa przy tym dalej — Umowa powierzenia obowiązuje od chwili zatwierdzenia.

5. Z Comms mogą korzystać osoby prywatne (Konsumenci), przedsiębiorcy i organizacje. Akceptując Regulamin, Użytkownik oświadcza, że jest pełnoletni i działa jako Klient albo w imieniu Klienta, z umocowaniem do zawarcia umowy.
6. Użytkownik chroni swoje dane logowania i nie udostępnia Konta innym osobom. Operator zaleca włączenie drugiego składnika logowania.

§9. Odpłatność

W skrócie: dopóki Klient nie uzgodni z Operatorem odpłatności — a Konsument dopóki wyraźnie nie potwierdzi jej w sposób z ust. 4 — korzysta z Comms bezpłatnie i nie płaci za czas wcześniejszy (ust. 2, 4 i 5). Słowa „usługa odpłatna” w ust. 1 znaczą, że opłaty są możliwe wyłącznie na podstawie takiego uzgodnienia.

1. Comms jest usługą odpłatną. Cenę, zakres i sposób rozliczenia określa indywidualne uzgodnienie z Operatorem (np. potwierdzone e-mailem).
2. W Okresie testów warunki korzystania, w tym ewentualny okres bez opłat, wynikają z indywidualnego uzgodnienia; bez takiego uzgodnienia Operator nie nalicza opłat i nie żąda wynagrodzenia za okres sprzed uzgodnienia.
3. Operator nie pobiera opłat automatycznie i nie przyjmuje w Comms płatności kartą. Ofertą nie są pakiety, ceny ani punkty rozliczeniowe (w aplikacji „kredyty” albo „credits”) pokazywane w aplikacji lub na stronach KLNR, jeśli nie wynikają z indywidualnego uzgodnienia.
4. Z Konsumentem odpłatność uzgadnia się na piśmie albo e-mailem. Przed jej przyjęciem Operator podaje w uzgodnieniu jasno: zakres (główne cechy) odpłatnego świadczenia; łączną cenę z podatkami (cenę brutto, według stawki VAT właściwej dla Konsumenta) za jeden okres rozliczeniowy, a przy stałej stawce — także łączną opłatę miesięczną; długość okresu rozliczeniowego; sposób i termin zapłaty; czas trwania umowy i zasady jej wypowiedzenia; minimalny czas trwania zobowiązań Konsumenta albo informację, że go nie ma (art. 12 ust. 1 pkt 1, 5, 7, 16 i 17 oraz art. 17 ustawy o prawach konsumenta). Uzgodnienie wiąże dopiero wtedy, gdy Konsument wyraźnie potwierdzi, że wie, iż pociąga ono za sobą obowiązek zapłaty — np. odpowiadając e-mailem: „zamawiam z obowiązkiem zapłaty” (art. 17 tej ustawy). Bez takiego potwierdzenia korzystanie z Comms pozostaje bezpłatne. Po otrzymaniu potwierdzenia Konsumenta Operator przesyła mu e-mailem treść zawartego uzgodnienia razem z informacjami z ramki „Najważniejsze informacje dla Konsumenta” oraz Załącznikami 1 i 2; ta wiadomość jest potwierdzeniem z art. 21 ust. 1 tej ustawy. Od uzgodnienia odpłatności Konsument może odstąpić w ciągu 14 dni od jego zawarcia (§17); po odstąpieniu dalej korzysta z Comms bezpłatnie, chyba że wskaże, że kończy umowę.
5. Konsument nie ponosi opłat ani kosztów, o których nie został poinformowany przed uzgodnieniem (art. 23 ustawy o prawach konsumenta). Wprowadzenie opłat albo podwyższenie ceny, także po zakończeniu Okresu testów, wymaga nowego uzgodnienia; Operator nie wprowadza ich jednostronnie.
6. Przy rozwiązaniu umowy Operator zwraca Konsumentowi opłatę za okres, w którym Comms nie był już świadczony, w ciągu 14 dni.
7. Warunki szczególne, których wymagają podmioty publiczne (np. dotyczące bezpieczeństwa, audytu albo zamówień publicznych), Operator uzgadnia z nimi indywidualnie.

§10. Obowiązki Użytkownika i zakaz treści bezprawnych

1. Użytkownik podłącza wyłącznie Skrzynki, do których ma prawo — własne albo Klienta, z jego upoważnienia. Do Konta prywatnego Użytkownik podłącza wyłącznie Skrzynki używane do celów czysto osobistych. Skrzynkę prywatną i Skrzynkę używaną w działalności, pracy albo organizacji najlepiej podłączyć do osobnych Kont; każde Konto wymaga osobnego adresu logowania.
2. Przy Koncie służbowym, którego dotyczy Umowa powierzenia, za dane osób trzecich w poczcie (korespondentów, klientów Klienta) odpowiada Klient jako ich administrator. Klient musi mieć podstawę prawną do ich przetwarzania, także przez Comms i podmioty wskazane w Umowie powierzenia, i spełnia wobec tych osób obowiązki informacyjne. Przy Koncie prywatnym (§1 pkt 17) administratorem tych danych w Comms jest Operator (Polityka Prywatności, pkt 3).
3. Zakazane jest dostarczanie przez Użytkownika treści o charakterze bezprawnym oraz korzystanie z Comms w sposób sprzeczny z prawem, dobrymi obyczajami lub Regulaminem, w szczególności: wysyłanie niezamówionej informacji handlowej i wyłudzeń, rozsyłanie złośliwego oprogramowania, naruszanie praw innych osób, próby obejścia zabezpieczeń, uzyskania dostępu do cudzych danych albo zakłócania działania Comms.
4. Użytkownik niezwłocznie zgłasza Operatorowi podejrzenie nieuprawnionego dostępu do Konta albo Skrzynki (security@klnr.ai).

§11. Zgłaszanie treści nielegalnych i ograniczenia

1. Każdy może zgłosić treść przechowywaną w Comms, którą uważa za nielegalną: e-mailem na support@klnr.ai (temat „Zgłoszenie nielegalnej treści”) albo — po zalogowaniu — w formularzu zgłoszeń (comms.klnr.ai/comms/help), kategoria „Zgłoszenie nadużycia”. Zgłoszenie powinno zawierać: uzasadnienie, dokładne wskazanie treści, imię i nazwisko lub nazwę oraz adres e-mail zgłaszającego i oświadczenie, że zgłoszenie jest dokonywane w dobrej wierze (z wyjątkiem zgłoszeń treści związanych z wykorzystywaniem seksualnym dzieci — te można składać bez podawania danych zgłaszającego).
2. Operator bez zbędnej zwłoki potwierdza otrzymanie zgłoszenia, rozpatruje je starannie i obiektywnie oraz informuje zgłaszającego o decyzji i o możliwości jej zakwestionowania.
3. Operator nie moderuje rutynowo treści przechowywanych przez Użytkowników. Po zgłoszeniu Operator może, na czas potrzebny do jego rozpatrzenia (najwyżej 14 dni), ograniczyć dostęp do wskazanej treści albo wstrzymać wysyłkę. Zawieszenie całego Konta jest możliwe wyłącznie w przypadkach rażącego naruszenia wymienionych w §15 ust. 5, na czas potrzebny do wyjaśnienia (najwyżej 30 dni), z uzasadnieniem jak niżej; w tym czasie pobranie danych pozostaje dostępne. Zamknięcie Konta (wypowiedzenie umowy) jest możliwe wyłącznie w przypadkach z §15 ust. 5. W Okresie testów Operator wykonuje te czynności ręcznie i nie usuwa przy nich danych Konta natychmiast (§15 ust. 5). Decyzję podejmuje człowiek. Użytkownik otrzymuje uzasadnienie: rodzaj decyzji, fakty, podstawę prawną lub umowną, informację o użyciu narzędzi automatycznych i o środkach odwoławczych — chyba że zakazuje tego prawo. Od decyzji przysługuje reklamacja (§14) i droga sądowa.
4. Automatyczne ukrywanie wiadomości rozpoznanych jako wyłudzenie (§3 pkt 5) działa na rzecz Użytkownika i wyłącznie w jego widoku Comms — w Skrzynce u dostawcy nic się nie zmienia. Można je wyłączyć w Ustawieniach.
5. Jeśli Operator poweźmie informację uzasadniającą podejrzenie przestępstwa zagrażającego życiu lub bezpieczeństwu osób, niezwłocznie zawiadamia właściwe organy ścigania.
6. Pojedynczy punkt kontaktowy dla organów państw członkowskich, Komisji Europejskiej i Europejskiej Rady ds. Usług Cyfrowych oraz dla Użytkowników (art. 11 i 12 rozporządzenia (UE) 2022/2065 — aktu o usługach cyfrowych): support@klnr.ai, w języku polskim lub angielskim. Odpowiada człowiek, nie wyłącznie narzędzie automatyczne.

§12. Szczególne zagrożenia

Korzystanie z poczty elektronicznej i z Comms wiąże się w szczególności z następującymi zagrożeniami:

• Wyłudzenia i podszycie — poczta może zawierać fałszywe wiadomości, linki i załączniki. Ostrzeżenia Comms nie wykrywają wszystkich zagrożeń i mogą się mylić w obie strony.
• Złośliwe pliki — Comms nie sprawdza załączników programem antywirusowym. Pliki od nieznanych nadawców należy otwierać ostrożnie.
• Błędy AI — model może pominąć, źle ocenić albo zmyślić informację (§6).
• Polecenia ukryte w wiadomościach — wiadomość od osoby trzeciej może zawierać instrukcje, które próbują wpłynąć na AI. Użytkownik traktuje wyniki AI jak propozycje.
• Przejęcie Konta lub Skrzynki — słabe hasło, brak drugiego składnika, niezabezpieczone urządzenie albo przejęty dostęp do Skrzynki mogą dać komuś dostęp do poczty. Zalogowanie pozostaje aktywne do 7 dni w Comms i do 14 dni w klnr.ai (Polityka Prywatności, pkt 10) — na urządzeniach współdzielonych Użytkownik powinien się wylogować.
• Czynności nieodwracalne u dostawcy poczty — usunięcie wiadomości i opróżnienie kosza w Comms wykonuje się w Skrzynce u dostawcy; opróżnienie kosza usuwa wiadomości trwale. Otwarcie wiadomości w Comms domyślnie oznacza ją jako przeczytaną także u dostawcy.
• Przekazanie danych — przy analizie AI treść trafia do dostawcy modelu, a przy Konektorze — do wybranego Asystenta zewnętrznego.

Comms zapisuje w urządzeniu Użytkownika: pliki cookie logowania, sesji i ochrony formularzy, ustawienia wyglądu i preferencje w pamięci przeglądarki, pliki aplikacji w pamięci podręcznej przeglądarki oraz — po włączeniu powiadomień — subskrypcję powiadomień. Ich funkcję i cel opisuje Polityka Prywatności, pkt 10.

§13. Odpowiedzialność

1. Operator odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach ogólnych. Wobec Konsumenta i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta odpowiada ponadto za zgodność Comms z umową na zasadach ustawy o prawach konsumenta (§14a).
2. Ust. 3–6 stosuje się wyłącznie wobec Klienta profesjonalnego. Wobec Konsumenta i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta Operator odpowiada bez tych ograniczeń.
3. Odpowiedzialność Operatora wobec Klienta profesjonalnego obejmuje wyłącznie szkodę rzeczywistą (bez utraconych korzyści). Jej górną granicą jest wyższa z dwóch kwot: suma opłat zapłaconych przez Klienta za Comms w ciągu 12 miesięcy przed zdarzeniem, które wywołało szkodę, albo 5 000 zł. Za szkodę wynikłą z naruszenia obowiązków ochrony danych osobowych, także przez podprocesora (art. 28 ust. 4 RODO), górną granicą jest wyższa z dwóch kwot: ta sama suma opłat albo 20 000 zł.
4. Operator nie odpowiada wobec Klienta profesjonalnego za: treść korespondencji Użytkownika, także zatwierdzonej do wysłania; działanie i dostępność dostawców poczty oraz Asystentów zewnętrznych wybranych przez Użytkownika — nie dotyczy to podmiotów, przy których pomocy Operator wykonuje umowę (np. podprocesorów); skutki decyzji podjętych na podstawie wyników AI bez ich sprawdzenia; niedotrzymanie jakichkolwiek terminów — Comms nie pilnuje terminów (§3), a daty wskazane przez AI są wyłącznie propozycją.
5. W Okresie testów Operator nie gwarantuje Klientowi profesjonalnemu określonej dostępności Comms (§2).
6. Ograniczenia z ust. 3–5 nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa ani przypadków, w których prawo nie pozwala ograniczyć odpowiedzialności.
7. Cechy Okresu testów opisane w §2a, zaakceptowane osobno przy zawarciu umowy, określają, jaką usługę strony uzgodniły. Nie ograniczają odpowiedzialności Operatora za szkodę.

§14. Reklamacje

1. Reklamację — także zgłoszenie, że Comms nie działa zgodnie z umową (§14a) — można złożyć e-mailem na support@klnr.ai, pismem na adres Operatora (§21) albo, po zalogowaniu, w formularzu zgłoszeń (comms.klnr.ai/comms/help). W formularzu warto wpisać w temacie słowo „Reklamacja”; w e-mailu i piśmie nie jest to wymagane. Każde zgłoszenie, w którym Konsument wyraża zastrzeżenia do Comms, Operator rozpatruje jak reklamację.
2. W reklamacji warto podać: adres e-mail Konta, opis problemu i czas jego wystąpienia oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia. Reklamacja Konsumenta, w której czegoś brakuje, nie zostaje przez to pozostawiona bez rozpatrzenia.
3. Operator rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiada e-mailem, który sam wysyła — na adres Konta albo na adres podany w reklamacji; odpowiedź widoczna tylko w formularzu zgłoszeń nie zastępuje tego e-maila. Na reklamację złożoną pismem bez adresu e-mail Operator odpowiada pismem. Wobec Klienta profesjonalnego: jeśli do rozpatrzenia potrzebne są dodatkowe informacje, termin biegnie od ich otrzymania.
4. Jeśli Operator nie odpowie na reklamację Konsumenta w ciągu 14 dni od jej otrzymania, uważa się, że ją uznał (art. 7a ustawy o prawach konsumenta).
5. Jeśli Operator nie uwzględni reklamacji Konsumenta, w odpowiedzi potwierdza zgodę na mediację przed Pomorskim Wojewódzkim Inspektorem Inspekcji Handlowej w Gdańsku (§20 ust. 4; art. 32 ustawy o pozasądowym rozwiązywaniu sporów konsumenckich).

§14a. Zgodność Comms z umową — prawa Konsumenta

Ten paragraf dotyczy Konsumenta i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta (rozdział 5b ustawy o prawach konsumenta; art. 7aa tej ustawy). W tym paragrafie to, co dotyczy Konsumenta, dotyczy także Przedsiębiorcy na prawach konsumenta. Comms jest usługą cyfrową dostarczaną w sposób ciągły. Brak zgodności z umową to sytuacja, w której Comms nie działa tak, jak opisuje ten Regulamin (np. funkcja z §3 nie działa), albo nie ma cech, jakich można rozsądnie oczekiwać od takiej usługi — z wyjątkiem ograniczeń zaakceptowanych osobno w §2a.

1. Operator odpowiada za to, żeby Comms był zgodny z umową przez cały czas jej trwania. Jeśli brak zgodności ujawni się w czasie trwania umowy, Konsument nie musi udowadniać, że powstał w tym czasie — ustawa zakłada to na jego korzyść (art. 43l ust. 3). Cechy Okresu testów zaakceptowane osobno (§2a) nie są brakiem zgodności (art. 43k ust. 5).
2. Przy braku zgodności można żądać doprowadzenia Comms do zgodności z umową. Operator robi to w rozsądnym czasie od zgłoszenia, bez nadmiernych niedogodności dla Użytkownika i na własny koszt (art. 43m). Zgłoszenie składa się jak reklamację (§14).
3. Można złożyć oświadczenie o obniżeniu ceny albo odstąpieniu od umowy, gdy (art. 43n ust. 1):
   • doprowadzenie do zgodności jest niemożliwe albo wymaga nadmiernych kosztów;
   • Operator nie doprowadził Comms do zgodności w rozsądnym czasie;
   • brak zgodności trwa mimo prób Operatora;
   • brak zgodności jest tak istotny, że uzasadnia to od razu;
   • z oświadczenia Operatora lub z okoliczności wynika, że nie doprowadzi Comms do zgodności w rozsądnym czasie lub bez nadmiernych niedogodności.
   Przy usłudze odpłatnej nie można odstąpić od umowy, gdy brak zgodności jest nieistotny; przyjmuje się, że jest istotny (art. 43n ust. 3). Przy korzystaniu bezpłatnym to ograniczenie nie obowiązuje.
4. Po odstąpieniu z powodu braku zgodności Operator nie żąda zapłaty za czas, w którym Comms był niezgodny z umową, i zwraca należną część ceny w ciągu 14 dni, tym samym sposobem zapłaty, chyba że Konsument zgodzi się na inny, bezpłatny dla niego sposób (art. 43o ust. 4–7). Skutki dla Konta i danych, w tym wydanie plików dokumentów wgranych do Spraw — jak w §17 ust. 6.
5. Jeśli Operator nie udostępni Comms po zawarciu umowy, Konsument wzywa go do tego. Jeśli Operator nie zrobi tego niezwłocznie albo w dodatkowym, wyraźnie uzgodnionym terminie, Konsument może odstąpić od umowy (art. 43j ust. 4–5).
6. Operator informuje o aktualizacjach Comms, także dotyczących zabezpieczeń, i dostarcza je przez cały czas trwania umowy (art. 43k ust. 3). Większość zmian działa na serwerze Operatora i nie wymaga działania Użytkownika. Gdy aplikacja pokaże komunikat „Nowa wersja Comms”, wystarczy wybrać „Zainstaluj teraz” albo odświeżyć stronę.
7. Wymagania techniczne, o których Operator informuje przed zawarciem umowy, opisuje §4 (art. 43l ust. 5 pkt 1).
8. Operator nie udziela gwarancji handlowej, czyli dodatkowej gwarancji ponad prawa Konsumenta z ustawy opisane w tym paragrafie.

§15. Rozwiązanie umowy, zamknięcie Konta i usunięcie danych

1. Użytkownik może w każdej chwili, bez opłat, zakończyć korzystanie z Comms, zamykając Konto: Ustawienia → Konta → „Prawo do wyjścia” → „Usuń konto…” (a gdy Comms wyświetla ekran akceptacji — także na tym ekranie, §8 ust. 3 i §18 ust. 3), wpisanie frazy „USUWAM KONTO” oraz kodu drugiego składnika, jeśli jest włączony. Zamknięcie Konta jest wypowiedzeniem umowy przez Klienta — z zastrzeżeniem §17 ust. 3 (zamknięcie Konta przez Konsumenta w ciągu 14 dni od zawarcia umowy ma skutki odstąpienia od umowy) i §18 ust. 6. Umowa rozwiązuje się z upływem 30 dni od zamknięcia Konta. Do tego czasu Comms nie synchronizuje Skrzynek i nie analizuje poczty, a Użytkownik może pobrać dane albo odzyskać Konto (ust. 3). Odzyskanie Konta oznacza cofnięcie wypowiedzenia, na które Operator z góry się zgadza — umowa trwa dalej na dotychczasowych zasadach (po odstąpieniu — §17 ust. 3). Konto można też zamknąć, wysyłając takie żądanie e-mailem na support@klnr.ai z adresu Konta; Operator zamyka je wtedy w ten sam sposób i potwierdza to e-mailem.
2. Od razu po zamknięciu: Skrzynki przestają się synchronizować, analiza AI zostaje zatrzymana, sesje logowania i tokeny zostają unieważnione, podłączonym Asystentom zewnętrznym zostaje odebrany dostęp, a powiadomienia zostają wyłączone; na adres Konta Comms wysyła wiadomość z datą usunięcia.
3. Przez 30 dni od zamknięcia Comms nie usuwa danych Konta z powodu jego zamknięcia (poza odebraniem dostępów z ust. 2); nadal obowiązują okresy przechowywania z Polityki Prywatności, pkt 8 (np. treść P4 jest usuwana po 90 dniach od zapisania). W tym czasie po zalogowaniu można pobrać dane (plik JSON) albo odzyskać Konto — Skrzynki wracają wtedy do synchronizacji, a Asystentów zewnętrznych trzeba połączyć ponownie.
4. Po 30 dniach Comms usuwa definitywnie dane Konta. Usuwanie uruchamia się raz dziennie o 03:50 czasu polskiego i obejmuje Konta, których termin minął; jeśli się nie powiedzie, jest ponawiane przy kolejnym codziennym uruchomieniu (najwyżej 3 próby), a potem Operator dostaje alarm. Wyjątki i okresy wygasania kopii zapasowych opisuje Polityka Prywatności, pkt 8. Konto logowania w klnr.ai (KLNR Gate, §4 ust. 2) Operator usuwa razem z definitywnym usunięciem Konta w Comms, chyba że Użytkownik korzysta z niego także w innej usłudze KLNR; wcześniejsze usunięcie można zlecić e-mailem na privacy@klnr.ai (Polityka Prywatności, pkt 2).
5. Operator może wypowiedzieć umowę wyłącznie:
   1. z zachowaniem 30-dniowego terminu — z jednej z następujących ważnych przyczyn:
      • zakończenie Okresu testów, które następuje dla wszystkich Kont w tym samym dniu, jeśli strony nie uzgodniły dalszych warunków (§2 ust. 8);
      • zaprzestanie świadczenia Comms;
      • brak akceptacji nowej wersji dokumentów (§18 ust. 3);
      • utrata dostawcy niezbędnego do świadczenia Comms (infrastruktury, modelu AI albo dostępu do poczty), jeśli nie da się go zastąpić;
   2. bez zachowania terminu — wyłącznie w razie rażącego naruszenia Regulaminu, czyli:
      • dostarczania treści bezprawnych albo wysyłania przez Comms wyłudzeń, niezamówionej informacji handlowej lub złośliwego oprogramowania (§10 ust. 3);
      • prób obejścia zabezpieczeń Comms, uzyskania dostępu do cudzych danych albo zakłócenia działania Comms;
      • podłączenia Skrzynki, do której Użytkownik nie ma prawa (§10 ust. 1).
   3. Gdy na jednym Koncie trwają obok siebie umowa Użytkownika i umowa zawarta przy przejściu na Konto służbowe przez inny podmiot (§8 ust. 1 i ust. 3 lit. b), Użytkownik może wypowiedzieć samą swoją umowę, bez zamykania Konta: odłącza albo usuwa Skrzynki, które zostały przy tej umowie (Ustawienia → Konta), i zgłasza wypowiedzenie e-mailem na support@klnr.ai z adresu Konta. Operator potwierdza e-mailem rozwiązanie tej umowy dopiero wtedy, gdy żadna z tych Skrzynek nie jest już podłączona — do tej chwili umowa Użytkownika trwa, a Skrzynki działają na jej zasadach (wariant Konta prywatnego). Usunięcie Skrzynki usuwa jej dane według Polityki Prywatności, pkt 8. Umowa z innym podmiotem trwa dalej; zamknięcie Konta (ust. 1) jest wypowiedzeniem obu umów.
   Wypowiedzenie Operator przesyła e-mailem, z przyczyną; wypowiedzenie bez zachowania terminu — z uzasadnieniem zgodnym z §11 ust. 3. Po rozwiązaniu umowy Użytkownik ma co najmniej 30 dni na pobranie danych, chyba że zakazuje tego prawo. W Okresie testów Operator wykonuje wypowiedzenie, zawieszenie i ograniczenie dostępu ręcznie i nie usuwa przy wypowiedzeniu od razu danych Konta.

§16. Pobranie danych i zmiana dostawcy

1. W każdej chwili, bez opłat, Użytkownik może pobrać:
   • plik JSON (format danych do odczytu przez programy) z danymi Konta w zakresie z ust. 2: Ustawienia → Konta → „Prawo do wyjścia” → „Pobierz moje dane”;
   • plik MBOX (standardowy format archiwum poczty) z wiadomościami: Ustawienia → Zaawansowane → „Import / Export” → „Eksport MBOX”. Zawiera nagłówki i treść zapisaną w Comms, a więc przy trybie P1 praktycznie same nagłówki. Plik MBOX jest dostępny tylko przy aktywnym Koncie i po zawarciu umowy na ekranie akceptacji (§8 ust. 3).
2. Plik JSON zawiera wyłącznie sekcje wymienione w Załączniku 3 — wykaz danych w pliku JSON; wykaz jest wyczerpujący. Ten sam Załącznik wymienia, z powodem, kategorie danych, które do pliku nie wchodzą — w szczególności poświadczenia i sekrety (hasła, tokeny, klucze drugiego składnika), zapisy techniczne i pochodne, wyniki analizy AI poszczególnych wiadomości (wydawane na żądanie) oraz treść poczty, która pozostaje u dostawcy Skrzynki. Wykaz kategorii pominiętych, z powodem, plik zawiera także w części „meta”.
3. Pełna poczta pozostaje u dostawcy Skrzynki. Zamknięcie Konta w Comms jej nie usuwa.
4. Klient może zażądać przeniesienia danych do innego dostawcy albo do własnej infrastruktury albo usunięcia danych (e-mail na support@klnr.ai). Obowiązuje wtedy: okres wypowiedzenia — najwyżej 2 miesiące; okres przejściowy — najwyżej 30 dni, w którym Operator pomaga w przeniesieniu i utrzymuje ciągłość i bezpieczeństwo usługi; pobranie danych — przez co najmniej 30 dni po zakończeniu okresu przejściowego albo po zamknięciu Konta; potem pełne usunięcie danych (§15 ust. 4 i Polityka Prywatności, pkt 8). Umowa rozwiązuje się z chwilą zakończenia przeniesienia albo — przy zamknięciu Konta — zgodnie z §15 ust. 1. Klient, który nie potrzebuje pomocy w przeniesieniu, może zamiast tego zamknąć Konto: Comms od razu przestaje synchronizować i analizować pocztę, a umowa rozwiązuje się po 30 dniach (§15 ust. 1–2).
5. Operator nie pobiera opłat za zmianę dostawcy ani za pobranie danych.
6. Infrastruktura Comms znajduje się w Niemczech (IONOS SE, Frankfurt nad Menem). Kopie zapasowe są przechowywane także w usłudze Google Drive; są szyfrowane po stronie Operatora przed wysłaniem, więc dostawca — także na żądanie organów państwa trzeciego — nie ma dostępu do ich treści. Analizę AI wykonuje Mistral AI (Francja) — szczegóły w liście podprocesorów. Przy utrzymaniu i rozwoju Comms Operator korzysta z narzędzia AI firmy Anthropic (USA). Dane z bazy Comms, w tym adresy e-mail Kont i metadane wiadomości (nadawca, adresaci, temat), mogą do niego trafiać wyłącznie wtedy, gdy jest to potrzebne do diagnozy i usunięcia błędu albo do zapewnienia bezpieczeństwa. Podstawy przekazania do USA Operator jeszcze nie potwierdził dokumentem (Polityka Prywatności, pkt 6 i 7).

§17. Odstąpienie od umowy

1. Konsument może odstąpić od umowy w ciągu 14 dni od dnia jej zawarcia (§8 ust. 3), a od uzgodnienia odpłatności — w ciągu 14 dni od dnia jego zawarcia (§9 ust. 4), bez podania przyczyny i bez kosztów, z wyjątkiem opisanym w ust. 5 (art. 27 i art. 28 pkt 2 ustawy o prawach konsumenta). To samo prawo ma Przedsiębiorca na prawach konsumenta (art. 7aa tej ustawy). W tym paragrafie to, co dotyczy Konsumenta, dotyczy także Przedsiębiorcy na prawach konsumenta.
2. Wystarczy przed upływem 14 dni wysłać jednoznaczne oświadczenie: e-mailem na support@klnr.ai albo pismem na adres Operatora (§21). Można użyć formularza z Załącznika 2, ale nie trzeba. Liczy się data wysłania. Pouczenie według ustawowego wzoru — Załącznik 1.
3. Odstąpić można także, zamykając Konto (§15 ust. 1) w ciągu 14 dni od zawarcia umowy — ma to skutki odstąpienia od umowy (ust. 6). Jeżeli Konsument, który odstąpił w ten sposób, odzyska Konto w terminie z §15 ust. 3, zawiera tym samym ponownie umowę na dotychczasowych zasadach, bez ponownego zaproszenia; Comms potwierdza to e-mailem tak jak zawarcie umowy (§8 ust. 4).
4. Operator potwierdza e-mailem otrzymanie oświadczenia o odstąpieniu od umowy.
5. Comms zaczyna działać po zawarciu umowy na ekranie akceptacji i wysłaniu jej potwierdzenia (§8 ust. 3–4), czyli przed upływem terminu do odstąpienia. Koszt odstąpienia zależy od tego, czy korzystanie jest odpłatne:
   • Korzystanie bezpłatne (§9 ust. 2): odstąpienie nic nie kosztuje.
   • Uzgodniona odpłatność (§9 ust. 4): jeśli Konsument chce, żeby odpłatne świadczenie zaczęło się przed upływem 14 dni, Operator wymaga od niego oświadczenia przesłanego e-mailem, które zawiera: wyraźne żądanie rozpoczęcia świadczenia przed upływem terminu do odstąpienia oraz przyjęcie do wiadomości, że prawo odstąpienia wygasa z chwilą pełnego wykonania usługi przez Operatora (art. 21 ust. 2 ustawy o prawach konsumenta). Konsument, który złożył takie oświadczenie i odstąpi od umowy, płaci kwotę proporcjonalną do zakresu świadczeń spełnionych do chwili odstąpienia (art. 35). Bez takiego oświadczenia za czas do odstąpienia nie płaci nic (art. 36 pkt 1).
   Comms jest świadczony na czas nieoznaczony, więc nie zostaje w pełni wykonany w ciągu 14 dni — rozpoczęcie korzystania nie odbiera prawa odstąpienia.
6. Skutki odstąpienia: umowę uważa się za niezawartą (art. 31). Operator zamyka Konto tak jak przy zamknięciu przez Użytkownika (§15 ust. 2): przez 30 dni można bezpłatnie pobrać dane w pliku JSON (§16), a potem Comms usuwa dane Konta (§15 ust. 4). Na żądanie Konsumenta (e-mail na support@klnr.ai) Operator udostępnia nieodpłatnie, w ciągu 14 dni, także pliki dokumentów wgranych do Spraw — w pliku ZIP przygotowanym przez Operatora. Operator nie wykorzystuje treści innych niż dane osobowe, które Użytkownik dostarczył albo wytworzył w Comms, z wyjątkami z art. 32a ust. 1 tej ustawy. Wszystkie otrzymane płatności Operator zwraca w ciągu 14 dni od otrzymania oświadczenia, tym samym sposobem zapłaty, chyba że Konsument zgodzi się na inny, bezpłatny dla niego sposób — pomniejszone o kwotę z ust. 5, jeśli ma zastosowanie (art. 32).
7. Klient będący osobą fizyczną, który zawiera umowę w związku ze swoją jednoosobową działalnością gospodarczą, może przed akceptacją Regulaminu albo razem z nią napisać na support@klnr.ai, czy ta umowa ma dla niego charakter zawodowy (art. 7aa ust. 2 ustawy o prawach konsumenta, art. 385⁵ § 1¹ Kodeksu cywilnego). Oświadczenie pomaga ustalić, czy przysługują mu prawa Przedsiębiorcy na prawach konsumenta (§1 pkt 15): odstąpienie od umowy (§17), uprawnienia z §14a oraz ochrona z §13 ust. 2, §18 ust. 6 i §20 ust. 3. Jeśli go nie złoży, decyduje charakter umowy, w szczególności przedmiot jego działalności ujawniony w CEIDG. Oświadczenie jest dobrowolne i nie jest warunkiem zawarcia umowy.
8. Zmiana umowy przy przejściu na Konto służbowe, gdy Klientem pozostaje ta sama osoba (§8 ust. 3, lit. a), nie jest zawarciem nowej umowy i nie otwiera nowego terminu odstąpienia — termin z ust. 1 liczy się od dnia zawarcia umowy, a jeśli jeszcze biegnie, można z niego skorzystać na dotychczasowych zasadach. Umowa powierzenia nie ma osobnego terminu odstąpienia; obowiązuje przez czas trwania umowy (Umowa powierzenia, pkt 3). Od umowy zawartej na ekranie przez podmiot — od razu na ekranie akceptacji (§8 ust. 3, element (e)) albo jako nowej umowy przy przejściu na Konto służbowe (§8 ust. 3, lit. b) — nie można odstąpić na podstawie tego paragrafu: ekran dopuszcza wyłącznie podmiot, który nie jest osobą fizyczną ani spółką cywilną, a Konsumentem i Przedsiębiorcą na prawach konsumenta może być tylko osoba fizyczna — potwierdzenie takiej umowy nie zawiera pouczenia o odstąpieniu ani formularza, a zamknięcie Konta w ciągu 14 dni od jej zawarcia nie ma skutków odstąpienia (ust. 3). Umowa zawarta we własnym imieniu, także w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, podlega ust. 1 i 7. Gdy umowę z inną osobą fizyczną zawiera się przez support@klnr.ai, prawo odstąpienia ocenia się według ust. 1 i 7.

§18. Zmiany Regulaminu i Umowy powierzenia

1. Operator może zmienić Regulamin, Umowę powierzenia albo zakres lub funkcje Comms wyłącznie z następujących ważnych przyczyn:
   • zmiana przepisów albo rozstrzygnięcie sądu lub organu, które dotyczy Comms;
   • względy bezpieczeństwa Comms lub danych;
   • zmiana warunków, wycofanie albo niedostępność usługi dostawcy, z którego korzysta Comms (dostawcy poczty, modelu AI, infrastruktury) — w tym wycofanie funkcji, która od tej usługi zależy;
   • rozwój Comms: dodanie nowej funkcji, z której korzystanie jest dobrowolne, albo zmiana sposobu działania, która nie pogarsza sytuacji Użytkownika;
   • zakończenie Okresu testów — z uprzedzeniem z §2 ust. 8;
   • zmiana danych Operatora (np. wpis nowej firmy do KRS).
   Zakres zmiany ogranicza się do tego, czego wymaga dana przyczyna. Zmiana nie może wprowadzić opłat ani podwyższyć ceny — to wymaga uzgodnienia (§9).
2. O zmianie Operator informuje e-mailem na adres Konta co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie (przy zakończeniu Okresu testów — 30 dni, §2 ust. 8). Informacja opisuje zmianę, jej przyczynę i datę wejścia w życie, zawiera pełną treść nowej wersji (plik, który można zapisać i wydrukować), a gdy zmiana istotnie i negatywnie wpływa na dostęp do Comms lub korzystanie z niego — opisuje także prawo wypowiedzenia z ust. 6. Jeśli zmiana jest niezbędna do zachowania zgodności Comms z umową albo z prawem, w tym aktualizacja zabezpieczeń (§14a ust. 6), i nie może czekać, Operator informuje o niej niezwłocznie, najpóźniej w dniu jej wprowadzenia. Zmianę, która istotnie i negatywnie wpływa na dostęp do Comms lub korzystanie z niego, Operator zawsze zapowiada e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej.
3. Nowa wersja Regulaminu i Umowy powierzenia wymaga akceptacji na ekranie akceptacji w aplikacji; akceptację nowej wersji Comms potwierdza e-mailem na adres Konta, z kopią w archiwum Operatora (Polityka Prywatności, pkt 2 i 8). Do dnia rozwiązania umowy Comms działa na zasadach dotychczasowej wersji, także w zadaniach w tle, a ekran akceptacji nowej wersji można odłożyć („Przypomnij później”) i dalej korzystać z aplikacji; pobranie danych i zamknięcie Konta pozostają dostępne. Jeśli Użytkownik nie zaakceptuje nowej wersji w ciągu 30 dni od jej wejścia w życie, Operator może wypowiedzieć umowę z zachowaniem terminu z §15 ust. 5, e-mailem na adres Konta; do końca okresu wypowiedzenia obowiązuje dotychczasowa wersja.
4. Treść każdej wersji, którą Użytkownik zaakceptował, Operator udostępnia na prośbę (support@klnr.ai).
5. Użytkownik, który nie akceptuje zmian, może bez kosztów zamknąć Konto (§15) przed wejściem zmiany w życie.
6. Konsument i Przedsiębiorca na prawach konsumenta mogą ponadto — jeśli zmiana usługi cyfrowej istotnie i negatywnie wpływa na dostęp do niej lub korzystanie z niej — wypowiedzieć umowę bez zachowania terminu w ciągu 30 dni od zmiany albo od informacji o niej, jeśli nastąpiła później (art. 43q ustawy o prawach konsumenta). Mogą to zrobić e-mailem na support@klnr.ai albo zamykając Konto (§15). Zamknięcie Konta w tym trybie rozwiązuje umowę z chwilą zamknięcia; 30 dni z §15 ust. 1 służą wyłącznie pobraniu danych albo odzyskaniu Konta. Operator zwraca część ceny za okres po rozwiązaniu umowy w ciągu 14 dni i udostępnia treści jak w §17 ust. 6, w tym pliki dokumentów wgranych do Spraw (art. 43o). Zmiany usługi nie powodują dla nich dodatkowych kosztów (art. 43p ust. 2).

§19. Poufność

1. Operator zachowuje w poufności informacje Klienta i Użytkowników uzyskane w związku z Comms, w tym treść korespondencji, Spraw i dokumentów, i wykorzystuje je wyłącznie do świadczenia Comms.
2. Dostęp do tych informacji mają wyłącznie osoby i podmioty wskazane w Umowie powierzenia (pkt 8 i 10) i na liście podprocesorów, w zakresie potrzebnym do świadczenia Comms, oraz Asystent zewnętrzny, któremu Użytkownik nada dostęp (§6 ust. 8) — także przy Koncie prywatnym.
3. Żądanie organu dotyczące danych Klienta Operator rozpatruje w sposób opisany w Umowie powierzenia (pkt 7), także przy Koncie prywatnym: niezwłocznie informuje Klienta, chyba że prawo tego zabrania, sprawdza podstawę żądania, wydaje dane tylko w zakresie wymaganym prawem i — gdy to możliwe — umożliwia Klientowi powołanie się na tajemnicę zawodową.
4. Obowiązek poufności trwa także po rozwiązaniu umowy.

§20. Prawo właściwe i spory

1. Umowa podlega prawu polskiemu. Wybór prawa polskiego nie pozbawia Konsumenta ochrony, jaką dają mu przepisy, od których nie można odstąpić w drodze umowy, obowiązujące w państwie jego zwykłego pobytu (art. 6 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 593/2008 — Rzym I).
2. Strony dążą do polubownego rozwiązania sporu, w pierwszej kolejności w trybie reklamacji (§14).
3. Spory z Klientem profesjonalnym rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Operatora. Wobec Konsumenta i Przedsiębiorcy na prawach konsumenta właściwość sądu określają przepisy ogólne.
4. Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń. Są dobrowolne, a z mediacji można skorzystać po złożeniu reklamacji (§14). W szczególności:
   • mediacja prowadzona przez Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej w Gdańsku, ul. M. Konopnickiej 4, 80-240 Gdańsk, strona www.ihgd.pl — bezpłatna; mediator nie narzuca rozstrzygnięcia. Operator zgadza się na udział w takiej mediacji;
   • stały polubowny sąd konsumencki przy tym Inspektorze — jeśli obie strony zgodzą się na rozpoznanie sprawy;
   • bezpłatna pomoc miejskiego lub powiatowego rzecznika konsumentów.
   Informacje o tych sposobach i wykaz uprawnionych podmiotów: polubowne.uokik.gov.pl.

§21. Kontakt

• Adres Operatora: Aleja Grunwaldzka 56/113, 80-241 Gdańsk — także dla reklamacji i oświadczeń o odstąpieniu od umowy składanych pismem; adres do e-Doręczeń: AE:PL-24420-63116-RWSSW-21. Pełne dane Operatora: Stopka prawna (comms.klnr.ai/imprint).
• Telefon: +48 880 756 667 — poniedziałek–czwartek, 9:00–15:00, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy; w pozostałym czasie prosimy o kontakt e-mailem.
• support@klnr.ai — pytania, reklamacje, odstąpienie od umowy, zgłoszenia treści nielegalnych, punkt kontaktowy (§11 ust. 6).
• privacy@klnr.ai — ochrona danych osobowych.
• security@klnr.ai — zgłaszanie podatności i incydentów bezpieczeństwa.
• comms.klnr.ai/comms/help — formularz zgłoszeń (po zalogowaniu).

Aktualna wersja Regulaminu jest dostępna pod adresem comms.klnr.ai/terms.

Załącznik 1 — pouczenie o odstąpieniu od umowy (§17)

Treść według wzoru z załącznika nr 1 do ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta. Wzór jest wspólny dla wielu rodzajów umów. W przypadku Comms termin wynosi 14 dni od zawarcia umowy (umowę zawiera się online, na ekranie akceptacji w aplikacji — §8 ust. 3 — a nie podczas wizyty ani wycieczki), a Comms nie jest towarem, więc nie ma kosztów jego dostarczenia. Prostszy opis — §17.

Prawo odstąpienia od umowy

Mają Państwo prawo odstąpić od niniejszej umowy w terminie 14 dni bez podania jakiejkolwiek przyczyny, a w przypadku umowy zawartej podczas nieumówionej wizyty w miejscu zamieszkania lub zwykłego pobytu konsumenta albo wycieczki – w terminie 30 dni.

Termin do odstąpienia od umowy wygasa po upływie 14 dni od dnia zawarcia umowy, a w przypadku umowy zawartej podczas nieumówionej wizyty w miejscu zamieszkania lub zwykłego pobytu konsumenta albo wycieczki – po upływie 30 dni od dnia zawarcia umowy.

Aby skorzystać z prawa odstąpienia od umowy, muszą Państwo poinformować nas (SOLFUSION P.S.A., Aleja Grunwaldzka 56/113, 80-241 Gdańsk, telefon +48 880 756 667, e-mail support@klnr.ai) o swojej decyzji o odstąpieniu od niniejszej umowy w drodze jednoznacznego oświadczenia (na przykład pismo wysłane pocztą lub pocztą elektroniczną).

Mogą Państwo skorzystać z wzoru formularza odstąpienia od umowy, jednak nie jest to obowiązkowe. Mogą Państwo również wypełnić i przesłać formularz odstąpienia od umowy lub jakiekolwiek inne jednoznaczne oświadczenie drogą elektroniczną na naszej stronie internetowej comms.klnr.ai (zamknięcie Konta: Ustawienia → Konta → „Prawo do wyjścia” → „Usuń konto…”, a gdy Comms wyświetla ekran akceptacji — także na tym ekranie). Jeżeli skorzystają Państwo z tej możliwości, prześlemy Państwu niezwłocznie potwierdzenie otrzymania informacji o odstąpieniu od umowy na trwałym nośniku (np. pocztą elektroniczną).

Aby zachować termin do odstąpienia od umowy, wystarczy, aby wysłali Państwo informację dotyczącą wykonania przysługującego Państwu prawa odstąpienia od umowy przed upływem terminu do odstąpienia od umowy.

Skutki odstąpienia od umowy

W przypadku odstąpienia od niniejszej umowy zwracamy Państwu wszystkie otrzymane od Państwa płatności, w tym koszty dostarczenia towaru (z wyjątkiem dodatkowych kosztów wynikających z wybranego przez Państwa sposobu dostarczenia innego niż najtańszy zwykły sposób dostarczenia oferowany przez nas), niezwłocznie, a w każdym przypadku nie później niż 14 dni od dnia, w którym zostaliśmy poinformowani o Państwa decyzji o wykonaniu prawa odstąpienia od niniejszej umowy. Zwrotu płatności dokonamy przy użyciu takich samych sposobów płatności, jakie zostały przez Państwa użyte w pierwotnej transakcji, chyba że wyraźnie zgodziliście się Państwo na inne rozwiązanie; w każdym przypadku nie poniosą Państwo żadnych opłat w związku z tym zwrotem.

Jeżeli zażądali Państwo rozpoczęcia świadczenia usług przed upływem terminu do odstąpienia od umowy, zapłacą nam Państwo kwotę proporcjonalną do zakresu świadczeń spełnionych do chwili, w której poinformowali nas Państwo o odstąpieniu od niniejszej umowy.

Załącznik 2 — wzór formularza odstąpienia od umowy

Według wzoru z załącznika nr 2 do ustawy o prawach konsumenta. Jak użyć: skopiuj poniższe linie do wiadomości e-mail, uzupełnij wykropkowane miejsca i wyślij na support@klnr.ai albo wydrukuj, wypełnij, podpisz i wyślij pocztą na adres Operatora. Nie musisz używać tego formularza — wystarczy każde jednoznaczne oświadczenie (§17 ust. 2).

(formularz ten należy wypełnić i odesłać tylko w przypadku chęci odstąpienia od umowy)

• Adresat: SOLFUSION P.S.A., Aleja Grunwaldzka 56/113, 80-241 Gdańsk, e-mail: support@klnr.ai
• Ja/My(*) niniejszym informuję/informujemy(*) o moim/naszym odstąpieniu od umowy o świadczenie następującej usługi: KLNR Comms — Konto: ……………… (adres e-mail Konta)
• Data zawarcia umowy: ………………
• Imię i nazwisko konsumenta(-ów): ………………
• Adres konsumenta(-ów): ………………
• Podpis konsumenta(-ów) (tylko jeżeli formularz jest przesyłany w wersji papierowej): ………………
• Data: ………………

(*) Niepotrzebne skreślić.

Załącznik 3 — wykaz danych w pliku JSON (§16 ust. 2)

Wersja formatu pliku: 2026-09-29.1. Plik zawiera wyłącznie poniższe sekcje (nazwa sekcji w pliku — zawartość). Sekcja, w której Użytkownik nie ma danych, jest w pliku pusta.

Do pliku JSON nie wchodzą (z powodem):

• poświadczenia i sekrety — ze względów bezpieczeństwa: hasła, ustawienia drugiego składnika i klucze dostępu (passkey), tokeny i kody autoryzacji (także Asystentów zewnętrznych), sesje logowania, subskrypcje powiadomień z kluczami szyfrującymi;
• treść poczty — pełna poczta pozostaje u dostawcy Skrzynki; nagłówki wiadomości zawiera plik MBOX (§16 ust. 1);
• wyniki analizy AI poszczególnych wiadomości — m.in. streszczenia i oceny, zapisane w bazie w postaci zaszyfrowanej; dziś nie wchodzą do pliku — Operator wydaje je na żądanie (privacy@klnr.ai) w ciągu miesiąca;
• rejestr pochodzenia wyników AI i dowodów Spraw oraz widoki przeliczane przy odczycie — odciski, identyfikatory, współrzędne fragmentów, zaszyfrowane zapisy wyników analizy i stan przygotowania analizy Skrzynek; dane wyciągnięte z treści, twierdzenia i obiekty pracy są w sekcjach fakty, twierdzenia i obiekty_pracy, a przypięcia wiadomości — w sekcji sprawy_wiadomosci;
• indeks wyszukiwania i dane odtwarzalne z poczty — karty wiadomości i załączników w indeksie wyszukiwania, powiązania i kontekst adresów w grafie organizacji;
• robocze klasyfikacje, których skutki są w pliku — kwalifikacja wiadomości, wstępne oceny wiadomości, dawne wyliczenia relacji, sygnały zaufania;
• dzienniki techniczne i telemetria — operacje synchronizacji ze Skrzynką, dziennik kwarantanny wyłudzeń (z zaszyfrowanymi kopiami tych wiadomości), wysłane powiadomienia, uruchomienia narzędzi asystentów, przebiegi zadań technicznych, zapisy działania interfejsu;
• zapisy usunięć — znaczniki usuniętych wiadomości, dziennik wymazań wiadomości, rejestr zamknięcia i usunięcia Konta;
• kopia nagłówków adresowych wiadomości — zawiera ją plik MBOX.